Als managementassistent bij het Instituut voor Associate Degrees (IAD) ondersteun je het opleidingsmanagement en de instituutsdirectie. Jij zorgt ervoor dat processen, overleggen en werkzaamheden goed georganiseerd zijn, zodat collega’s zich kunnen richten op goed onderwijs. Je bent een vertrouwd aanspreekpunt, houdt overzicht en denkt actief mee over hoe zaken slimmer en efficiënter kunnen worden ingericht.
In deze veelzijdige functie:
- Ondersteun je het opleidingsmanagement en de instituutsdirectie bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden;
- bereid je overleggen, bijeenkomsten en afspraken voor en zorg je voor een goede opvolging van actiepunten en besluiten;
- beheer je agenda’s, bewaak je deadlines en houd je overzicht over lopende werkzaamheden;
- verzorg je de informatievoorziening en communicatie richting collega’s en externe relaties;
- signaleer je kansen om processen te verbeteren en neem je initiatief om werkzaamheden efficiënter te organiseren.
Wij bieden jou
Bij ons krijg je de mogelijkheid om in een betekenisvolle baan een voortrekkersrol te pakken bij de aanpak van maatschappelijke opgaven. Daarnaast bieden wij goede arbeidsvoorwaarden:
- Je krijgt een D4 contract t/m 20 juli 2027, met een omvang van 0,5 tot 0,6 fte.
- Interne kandidaten behouden hun huidige contractvorm, maar waar mogelijk zal er gewerkt worden met een detachering.
- Afhankelijk van je kennis en vaardigheden zullen je verantwoordelijkheden en takenpakket worden bepaald. Op basis hiervan vindt inschaling plaats in schaal 8, met een minimum salaris van €3.477,51 en maximum van € 4.595,29 bij een voltijd-aanstelling.
- Daarboven ontvang je een vakantietoeslag van 8% en bovendien een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%.
- Een tegemoetkoming in de eigen bijdrage van de zorgverzekering van € 300,00 bruto per jaar en een internetvergoeding.
- Uiteraard behoort het tot de mogelijkheden om een deel van je dienstverband thuis te werken, daarvoor krijg je een thuiswerkvergoeding €2,45 netto per dag.
- Een OV-Kaart van Reisbalans zodat al je OV-reizen (voor werk en privé) kosteloos zijn. Kom je toch liever met de auto of de fiets? Dan krijg je een uitstekende kilometervergoeding.
- Wij bieden je uitstekende studie en ontwikkelingsmogelijkheden via het eigen HU Ontwikkelportaal;
- Bij een fulltime dienstverband van 40 uur heb je ca 53 dagen verlof, waaronder de feestdagen en verplichte vrije dagen. Daarnaast krijg je ieder jaar 45 duurzame inzetbaarheidsuren.
Natuurlijk krijg je van ons ook een laptop en een smartphone in bruikleen om locatie-ongebonden te kunnen werken. en bieden wij je ook de mogelijkheid om gebruik te maken van leuke extra's zoals ons fietsplan, kortingen bij verzekeringen, software en fitness. Samen met de sociale partners streven we naar afspraken die echt werken en uitgaan van goed werkgeverschap en goed werknemerschap.
Jouw profiel
Wij willen natuurlijk graag dat jij bij ons succesvol wordt in jouw nieuwe baan. We ontvangen van jou graag jouw motivatie en een overzicht van je ervaring. In jouw cv lezen we in ieder geval dat jij:
- Beschikt over een afgeronde mbo-4 opleiding, bij voorkeur in de richting van managementassistent, officemanagement of secretariële dienstverlening.
- Minimaal enkele jaren ervaring hebt in een secretariële of management ondersteunende functie, waarin plannen, organiseren en administratieve ondersteuning centraal stonden.
- Ervaring hebt met complex agendabeheer, het organiseren van vergaderingen en het bewaken van afspraken en deadlines.
- Digitaal vaardig bent en gemakkelijk werkt met Microsoft 365-applicaties zoals Outlook, Teams, Word en Excel en CoPilot.
Naast de kennis en ervaring die je in huis hebt, vinden wij het minstens zo belangrijk wie je bent. Als wij met elkaar in gesprek gaan, dan wordt ons uit jouw voorbeelden duidelijk dat jij de volgende competenties meebrengt:
- Plannen en organiseren: je houdt overzicht, stelt prioriteiten en zorgt dat werkzaamheden soepel verlopen.
- Communiceren: je brengt informatie helder en zorgvuldig over, zowel mondeling als schriftelijk.
- Nauwkeurig werken: je werkt zorgvuldig, controleert je werk en hebt oog voor detail.
- Student- en servicegerichtheid: je bent gericht op ondersteuning, denkt mee en zoekt naar passende oplossingen voor collega's, studenten en externe relaties.
Jouw ontwikkelingsperspectief
Bij Hogeschool Utrecht zijn er heel veel mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen en door te groeien. Wij helpen je bij jouw ontwikkeling; of dit nu gaat om kennisuitbreiding, coaching of om de volgende stap in je carrière. Bij ons kun je jezelf blijven ontwikkelen in een uitdagende en maatschappelijk georiënteerde omgeving waarbij plezier centraal staat. Kansen zijn er altijd. Het is aan jou om deze kansen te pakken.
Jij komt werken bij Hogeschool Utrecht
Hogeschool Utrecht (HU) is een grote gemeenschap van bijna 40.000 studenten en ruim 4.000 medewerkers. Samen werken we intensief met de beroepspraktijk en met elkaar aan oplossingen voor de vraagstukken van nu.
De HU is gevestigd op het Utrecht Science Park en in Amersfoort en biedt onderwijs op associate degree-, bachelor- en masterniveau. Onlangs is daar het professional doctorate aan toegevoegd. Met onderzoek hebben we (regionale) impact en leiden we studenten op tot innovatieve professionals.
Je wordt lid van een gemeenschap waarin we elkaar binnen en buiten het werk ontmoeten op allerlei verschillende plekken en manieren. Bijvoorbeeld bij de community van de HU Alumni, de HU Gender and Sexuality Alliance (HU GSA), of het Netwerk Diversiteit & Inclusie.
De HU-gemeenschap is open, rechtvaardig en duurzaam en zo geven we vorm aan de beroepspraktijk, de maatschappij en de professionals van de toekomst.
Solliciteren
Iedereen die zich herkent in dit profiel en enthousiast is over deze rol is van harte welkom om te reageren. Bij de HU geloven we dat verschil in achtergrond, perspectief en ervaring zorgt voor verrijking van onze onderwijsomgeving.
Solliciteren kan uitsluitend online tot en met 26 oktober 2026.
Ben je enthousiast maar heb je nog vragen over het proces? Neem dan contact op met Jacqueline de Moor, Recruiter, 06-143 28 234 en via jacqueline.demoor@hu.nl.
Heb je vragen over de inhoud van de functie, neem dan contact op met Daan Godvree, Opleidingsmanager. Via 06 393 28 496 of mail daan.godvree@hu.nl.
We hebben onze eerste gesprekken gepland op 3 november. Als we samen besluiten dat we een vervolggesprek gaan voeren, dan hebben wij voor dat gesprek tijd gereserveerd op 10 november aanstaande. Wat ons betreft kun je snel starten, we bepalen samen wat jouw startdatum wordt.
De sollicitatieprocedure is te vinden in de sollicitatiecode op onze site https://www.hu.nl/werkenbij/arbeidsvoorwaarden. Hier is ook een link naar de cao hbo te vinden.
Een referentie, digitale check op diploma en identiteitsbewijs en de aanvraag van een VOG maken deel uit van de sollicitatieprocedure.
HU-collega's dienen via de interne vacaturebank op mijnTalent te solliciteren.
Solliciteren
Ben jij de perfecte kandidaat voor deze vacature en voldoe je aan de eisen? Solliciteer dan direct! Vragen over deze vacature of functie?