SENIOR MANAGEMENTASSISTENT

Zoek jij een baan met afwisseling, internationale projecten en grote zelfstandigheid in de ambitieuze omgeving van een kenniscentrum?

Informatie
Als Senior Managementassistent bij het Kenniscentrum Digital Business & Media ontzorg je op zelfstandige wijze de onderzoekers en lectoren van verschillende lectoraten, zodat zij zich met name kunnen richten op het onderzoek. Jij bent dé schakel met collega’s van financiën, inkoop en HR, maar ook met externe partijen.

Jouw werkzaamheden zijn afwisselend en kunnen per lectoraat divers zijn. Wij hebben aan je toekomstige collega’s gevraagd wat de functie als Senior Managementassistent bij het kenniscentrum Digital Business & Media zo leuk maakt. Naast dat ze allemaal aangeven dat hun collega’s een belangrijke rol spelen in hun werkplezier, hier een greep uit de rest van de antwoorden:

Diversiteit in werk en collega’s, geen dag is hetzelfde;
Mooie ontwikkelmogelijkheden;
Het organiseren van (team) events, buitenlandse congressen;
Veel zelfstandigheid en de mogelijkheid zelf je werk vorm te geven / eigen initiatief wordt gewaardeerd;
Dynamische werkomgeving / never a dull moment;
De mogelijkheid om met een team mee te groeien en iets op te bouwen;
Werken bij de HU is deel uitmaken van een wervelende wereld.

Wat ga je doen?

Zoals gezegd is de diversiteit groot, jij krijgt een aantal lectoraten onder je hoede en aan jou de taak om proactief de ondersteuning op te pakken. Denk bijvoorbeeld aan:

Coördinerende ondersteuning van meerjarige onderzoeksprojecten;
Het opzetten/onderhouden van websites;
Het ondersteunen van de financiële- en projectadministratie en de organisatie van (partner)bijeenkomsten;
Secretariële en administratieve taken zoals het plannen en voorbereiden van afspraken en werkoverleggen.

Een dag uit het leven van een Senior Management Assistent bij het Kenniscentrum Digital Business & Media.

De dag begint met een heerlijke fietstocht van ongeveer 30 minuten voordat ik mijn laptop op de Heidelberglaan opstart. Nadat ik mijn mailbox heb gescand op dringende mail maak ik een planning voor de dag. De lector van een van mijn lectoraten gaat over een maand naar een internationaal congres. Ik regel voor die dag alvast de vluchten en zoek een goed hotel in de buurt uit. Daarna spreek ik een aantal onderzoekers, we willen een teamevent gaan organiseren dus ik wil van hen horen welke behoeftes er spelen. Willen ze een dag vol actie of juist meer reflectie en ruimte om elkaar beter te leren kennen? We kiezen voor een middenweg en ik boek na de afspraak gelijk een genoeg E-choppers en ik reserveer een restaurant. Tussendoor plan ik een paar afspraken en regel ik bestellingen met bijbehorende facturen. De middag staat in het teken van de communicatie rond de projecten. Ik haal bij de verschillende collega’s informatie op over hun projecten. Waar staat het project nu, zijn er al voorlopige resultaten die we met elkaar kunnen delen? Er blijken mooie resultaten geboekt te zijn dus na het schrijven van de nieuwsbrief zorg ik ook voor een update op de website. Dit vind ik het allerleukste, dan heb ik echt het gevoel dicht op het vuur te zitten. Daar doen we het hier allemaal voor – het ontwikkelen van nieuwe kennis.

Kortom, geen dag is hetzelfde op deze gezellige plek waar initiatief echt wordt gewaardeerd!

Wat neem je mee?

HBO werk- en denkniveau;
Ruime werkervaring als senior managementassistent met coördinerende taken;
Je bent digitaal vaardig (ervaring met Excel, Sharepoint, Proactis, DAX, Youforce, Wordpress is mooi meegenomen) en maakt je nieuwe systemen snel eigen;
Goede beheersing van de Nederlandse én Engelse taal in woord en geschrift;
(Basis)kennis van financiële (project)administraties.

Wie ben je?

Je kunt snel schakelen, staat stevig in je schoenen en kunt prioriteiten stellen. Met je doortastende persoonlijkheid houd je het hoofd koel onder drukke omstandigheden;
Je bent proactief en initiatiefrijk;
Je bent klant- en servicegericht, nauwkeurig en communicatief sterk.

Jouw werkomgeving
De Hogeschool Utrecht kent vier kenniscentra. Een kenniscentrum is de plek waar onderzoekers, studenten, docenten en professionals uit de beroepspraktijk onderzoek doen. Het onderzoek is georganiseerd in lectoraten en vindt plaats onder leiding van lectoren. De resultaten van het onderzoek worden gebruikt om de beroepspraktijk en het onderwijs blijvend te vernieuwen. In deze rol ga je aan de slag bij het kenniscentrum Digital Business & Media met als standplaats Heidelberglaan 15 in Utrecht.

Wat wij je bieden

Je krijgt een jaarcontract (D3) met een omvang van 0,6 fte. Een vast dienstverband behoort bij een positieve beoordeling tot de mogelijkheden. Bij benoeming van een interne kandidaat behoudt deze de huidige rechtspositie.
Het bruto maandsalaris bij een volledig dienstverband is minimaal €2.756,90 en maximaal €3.691,27 (schaal 8);
Daarboven ontvang je volgens de cao-hbo een vakantietoeslag van 8% en een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%;
Een tegemoetkoming in de eigen bijdrage van de zorgverzekering van € 300,00 bruto per jaar naar rato dienstverband;
Wij hebben daarnaast uitstekende studie, doorgroei- en ontwikkelingsmogelijkheden;
Je hebt de mogelijkheid tot meer dan 10 weken verlof per jaar;
Verder is er flexibiliteit in werktijden en we werken hybride;
Uiteraard ontvang je van ons een laptop en telefoon;
Een vrijwillige collectieve ziektekostenverzekering en leuke extra’s zoals fietsplan en kortingen bij andere verzekeringen, software en fitness;

Solliciteren
Ben je enthousiast geworden? Dan kun je tot en met 13 juni 2023 uitsluitend online solliciteren. Wil je eerst meer informatie over deze functie neem dan contact op met Christine van Donselaar, Programmamanager via 06- 4260 5540 of christine.vandonselaar@hu.nl De eerste gespreksronde vindt plaats op donderdag 22 juni.

Vanuit de overtuiging dat diversiteit bijdraagt aan ons onderwijs en onderzoek, worden kandidaten met verschillende achtergronden, ervaringen en beperkingen met nadruk uitgenodigd om te solliciteren. Een screening op identiteit en diploma, een VOG en een referentieonderzoek maken deel uit van de sollicitatieprocedure. De sollicitatieprocedure kun je vinden in de sollicitatiecode op onze site https://werkenbijhu.nl/arbeidsvoorwaarden Hier is ook een link naar de CAO-hbo te vinden.