Senior Management Assistent

Regelen, organiseren, overzicht bewaren, jij doet t!

Informatie
Jij houdt moeiteloos alle ballen in de lucht. Het maken van afspraken in overvolle agenda’s, controleren van declaraties en facturen, organiseren van heidagen en het bijhouden van follow up actiepunten. Door jouw gestructureerde manier van werken houd jij het overzicht en lever je een belangrijke bijdrage aan het Kenniscentrum Gezond en Duurzaam Leven van de HU.

Jouw werkweek
Het is weer maandag jouw werkweek op de HU gaat beginnen. Maandagochtend start je je laptop op. Je neemt je mail door en stelt je to-do-lijst samen (afspraken plannen, verzetten, vergaderruimtes boeken, vragen beantwoorden, teamsite updaten etc.). Om 10.00 uur heb je overleg met je manager en stemmen jullie de belangrijke acties met elkaar af. Vervolgens ga je aan de slag met je to-do-lijst. Om 14.00 uur heb je een overleg met een collega over een event dat volgende maand plaats gaat vinden. Samen stellen jullie een overzicht op met wat nog gedaan moet worden voor dit event, en wie welke acties oppakt. Acties die niet bij jou horen zet je uit bij collega's.

Op dinsdagochtend check je of iedereen die bij het managementoverleg van komende donderdagmiddag aanwezig is alle documenten in de Teamsomgeving hebben gezet. Je ziet dat een aantal collega's dit nog niet heeft gedaan en stemt met hen nader af wanneer ze dit gaan doen. Daarna ga je weer aan de slag met je to-do-lijst. Om 12.30 uur heb je met een collega afgesproken om buiten even een rondje te gaan lopen. Het is mooi weer dus een frisse neus halen en even de benen strekken is nu geen straf. Wanneer je van de wandeling terug bent ga je aan de slag met het inplannen van de beoordelingsgesprekken en zie je dat de algemene mailbox begint vol te lopen. Ook deze mail handel je af voordat je je laptop dichtklapt.

Woensdag is een rustige dag op de HU en is het niet noodzakelijk dat je naar je naar de HU gaat. Je werkt lekker vanuit huis vandaag. Hierdoor heb je tijd om nu eens echt goed aan de slag te gaan met de acties voor het aanstaande event. Je werkt de aanmeldingslijst bij, stemt alle facilitaire zaken met je collega van Facility af en maakt alvast een voorstel voor de catering en de goodybags.

Donderdag, jouw laatste werkdag van deze week. Je checkt of alle acties van de week zijn gedaan. En je zorgt dat de personen die jij ondersteunt voorzien zijn van alle benodigde informatie. Om 13.00 uur is het managementoverleg. Je sluit hierbij aan om de actielijst te maken. Na afloop van dit overleg publiceer je de actielijst, samen met de agenda voor volgende week in de gezamenlijke Teamsomgeving. Inmiddels is het al 15.30 uur. Je pleegt nog snel wat telefoontjes en beantwoordt wat mail. Voor je het weet is het al 17.15 uur. Tijd om af te sluiten. Het was weer een drukke week en er werd veel van je gevraagd. Nu is het tijd om van het weekend te gaan genieten.

Wat wij je bieden

We starten met een contract van een jaar (D4), voor 3 tot 5 dagen per week, wat jou past.
Flexibele werktijden met de mogelijkheid om af en toe ook vanuit huis te werken.
Een bruto maandsalaris bij een volledig dienstverband van minimaal € 3.091,78 en maximaal € 4.085,57 (Cao hbo schaal 8).
Bij een fulltime dienstbetrekking kun je tot wel 428 uur verlof per jaar opbouwen. Dat is ruim 10 weken vakantie!
Naast de vakantietoeslag van 8% ontvang je een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%.
Je krijgt van ons € 300,- bruto per jaar (o.b.v. voltijd) als tegemoetkoming in de eigen bijdrage van de zorgverzekering. Deze betalen we iedere maand als extra uit, bij jouw salaris.
Wij hebben daarnaast uitstekende studie en ontwikkelingsmogelijkheden.

Natuurlijk krijg je van ons ook een laptop en een smartphone in bruikleen om locatie-ongebonden te kunnen werken. En we bieden je ook de mogelijkheid om gebruik te maken van de collectieve ziektekostenverzekering, een arbeidsongeschiktheidsverzekering en leuke extra's zoals ons fietsplan, kortingen bij verzekeringen, software en fitness. Tot slot en ook zeker belangrijk: we bieden je een fijn team om in en mee te werken!

Wie ben jij
Je bent een topper in jouw vak en houdt van de dynamiek die het werken in een grote organisatie met zich meebrengt. Het zelfstandig uitvoeren van taken gaat je goed af, net als prioriteiten aanbrengen in je dagelijkse werkzaamheden en het coördineren van diverse taken. Je bent oplossingsgericht en werkt graag samen in en met teams. Verder neem jij in deze baan mee:

Aantoonbare ervaring als managementassistent, secretaresse, directiesecretaresse, projectondersteuner en/of personal assistant.
Ervaring met het werken in Outlook, Excel, Teams en Sharepoint
Communicatieve vaardigheden zowel in woord als geschrift

Waar je komt te werken
Hogeschool Utrecht bestaat uit verschillende Instituten voor het onderwijs, Kenniscentra voor praktijkgericht onderzoek en Diensten die ondersteuning bieden aan alle onderdelen van de Hogeschool. Niet alleen de 35.000 studenten zijn continu in ontwikkeling, ook voor de ruim 5.000 medewerkers staat professionele en persoonlijke ontwikkeling centraal. Vanuit toonaangevend onderwijs en onderzoek, komen oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. We zijn trots op het predicaat “Meest duurzame hogeschool van Nederland” - een eer die ons al vier keer ten deel is gevallen.
Het kenniscentrum Gezond en Duurzaam Leven (KC GDL) draagt met praktijkgericht onderzoek bij aan het verkleinen van gezondheidsverschillen en het realiseren van een duurzame en bereikbare stad. Hierbij wordt samengewerkt met organisaties en opleidingen uit alle domeinen, binnen Nederland en daarbuiten. Momenteel zoeken we management ondersteuning binnen het KC GDL voor het lectoraat Innovative Testing en het Center of Expertise Smart Sustainable Cities

Solliciteren
Herken je jezelf in deze vacature zijn en ben je enthousiast geworden? Laat het ons weten via de solliciteerbutton, de vacature staat open tot en met 28 augustus 2023. Een geschreven motivatiebrief hoeft niet, maar mag wel. Het helpt ons wel als je een CV instuurt. Uiterlijk binnen 5 werkdagen hoor je van ons. Meer informatie? Neem contact op met Hester Mathijssen, Recruiter via 06 4805 3787, zij helpt je graag verder.

Klik hier voor meer informatie over werken bij de Hogeschool Utrecht, daar vind je onze sollicitatieprocedure, onze aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden en een link naar de cao-hbo. Een digitale check op diploma en identiteitsbewijs; en de aanvraag van een VOG zijn onderdeel van de procedure.