Achter de schermen bijdragen aan de ontwikkeling van creatieve makers? Bij HKU komen kunst, creativiteit en vernieuwing samen. Als medewerker personeels- en salarisadministratie van het Service Centrum Personeel (SCP) zorg jij ervoor dat de personele zaken goed geregeld zijn. Zo ondersteun je onze medewerkers en leidinggevenden, zodat zij zich kunnen richten op het onderwijs en de ontwikkeling van onze studenten.
Wat is jouw rol?
In jouw rol als medewerker personeels- en salarisadministratie bij het SCP ligt de nadruk op de salarisadministratie. Samen met de HR-adviseur ondersteun je de directeuren van academies en diensten bij de uitvoering van uiteenlopende HR-processen. Je zorgt voor een correcte en tijdige verwerking van salarisgegevens en bent daarnaast het aanspreekpunt voor vragen over personele en administratieve zaken. Zo draag je eraan bij dat de personeels- en salarisadministratie soepel en zorgvuldig verloopt.
Personeels- en salarisadministratie
- Het registreren van mutaties in zowel de personeels- als salarisadministratie in Hr2day (volgens vaste processen);
- Het verzorgen van correspondentie naar aanleiding uit deze mutaties;
- Het mede verzorgen van de maandafsluiting;
- Opmaken wijzigingen arbeidsovereenkomst, addenda en bevestigingsbrieven, enzovoort;
- Het beoordelen en verwerken van door medewerkers ingediende declaraties en vergoedingen;
Helpdeskfunctie voor medewerkers
- Het ondersteunen van medewerkers bij vragen over HKU en cao-regelingen zoals: verlof, declaraties, overwerk, fietsregeling, thuiswerken, enzovoort;
- Het beantwoorden van vragen over het gebruik van HR2day;
- Het beantwoorden van vragen over salarisbetalingen.
Daarnaast kun je te maken krijgen met andere werkzaamheden binnen het SCP, zoals:
Verzuimadministratie
- Verwerken ziek- en herstelmeldingen;
- Signaleren en uitvoeren van acties voortvloeiende uit Wet Verbetering Poortwachter;
- Het aanbrengen van mutaties en ondernemen van acties voortvloeiende uit rapportages van de bedrijfsarts.
Onboardingproces
- Het (mede) verzorgen van uitzetten vacatures via diverse kanalen;
- Verwerken van de gegevens van nieuwe werknemers in HR2day;
- Opstellen van arbeidsovereenkomsten.
Wat breng jij mee?
Je bent zorgvuldig, servicegericht en houdt van aanpakken. Dankzij jouw ervaring en scherpe blik weet je wat er nodig is om HR-processen soepel te laten verlopen. Verder breng je het volgende mee:
- Mbo-opleiding werk- en denkniveau;
- Minimaal 3 jaar werkervaring met salarisadministratie;
- Ervaring met HR-systemen, bij voorkeur met HR2day (of vergelijkbare software);
- Goede communicatieve vaardigheden en een toegankelijke, klantgerichte en proactieve houding;
- Het vermogen om procesmatig te denken en nauwkeurig te werken — je zorgt dat zaken goed én op tijd worden afgerond;
- Een positieve instelling: je bent een teamspeler die verantwoordelijkheid neemt én altijd oog houdt voor verbetering.
Wat hebben wij te bieden?
Bij ons werk je in een inspirerende omgeving waar creativiteit, technologie en innovatie samenkomen. Je kunt bij ons helemaal jezelf zijn. Het schooljaar kent dynamische piekperiodes waarin we samen de schouders eronder zetten, maar daar staat een royale hoeveelheid vakantiedagen tegenover. Je ontvangt een salaris volgens de cao-hbo (bij een fulltime dienstverband minimaal € 3.601,71 en
maximaal € 4.595,29 (schaal 8) en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een eindejaarsuitkering, een museumjaarkaart/vergoeding Cineville pas, sportvoorziening en fietsplan. Je krijgt een contract voor één jaar, met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd.
Diversiteit en inclusie
We vinden het belangrijk dat iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. We geloven dat diversiteit creativiteit versterkt en streven ernaar om de verschillende perspectieven en ervaringen uit de samenleving samen te brengen in onze organisatie. We zetten actief stappen om diversiteit en inclusie te bevorderen en werken samen met organisaties die ons daarbij ondersteunen. Daarnaast organiseren we (interne) evenementen en bijeenkomsten tijdens Keti Koti, Internationale Vrouwendag en varen mee tijdens Pride Utrecht.
Solliciteren
Solliciteren kan via de 'sollicitatiebutton' onderaan. Een motivatiebrief is bij ons niet nodig. Wel ontvangen we graag jouw cv én antwoorden op de vragen in ons systeem Homerun, zodat wij een goed beeld krijgen van wat jij meebrengt. Reageren kan tot 5 november 2026. Gesprekken vinden op plaats op maandag 9 november. Voor vragen kun je terecht bij Karlijn Verburgh, coördinator Service Centrum personeel, via karlijn.verburgh@hku.nl.
Over HKU
Hogeschool voor de Kunsten Utrecht (HKU) heeft acht academies verspreid over het bruisende centrum van Utrecht. Met ruim 4000 studenten is het een van de grootste kunsthogescholen van Europa. We bieden meer dan 50 creatieve afstudeerrichtingen op het niveau van associate degree, bachelor en master. Hier komen kunst, creativiteit en vernieuwing samen. Lees meer over werken bij HKU.
Het team
Je komt te werken binnen de afdeling HR, bestaande uit elf collega’s. Binnen deze afdeling maak je deel uit van het Service Centrum Personeel (SCP), waarin je samenwerkt met drie directe SCP-collega’s. Het SCP is onder andere verantwoordelijk voor de personeels- en salarisadministratie. Je werkt nauw samen met de HR-adviseurs en ondersteunt leidinggevenden en medewerkers binnen HKU.
De afdeling HR heeft de afgelopen jaren belangrijke stappen gezet in het realiseren van een kwaliteitsgericht HR-beleid, met veel aandacht voor ontwikkeling. De komende jaren staan de employee journey en het versterken van het werkgevers- en werknemerschap centraal. Het SCP speelt hierin een cruciale rol, als het kloppend hart van de HR-functie binnen HKU, met optimale dienstverlening en ondersteuning als speerpunten.
Solliciteren
Ben jij de perfecte kandidaat voor deze vacature en voldoe je aan de eisen? Solliciteer dan direct! Vragen over deze vacature of functie?