Ben jij nauwkeurig, communicatief sterk, klantgericht en krijg je energie van een internationale werkomgeving? Ben je flexibel en weet je goed overzicht te houden over je verschillende taken? Dan is deze functie iets voor jou!
Werken bij De Haagse heeft het!
In het kort:
Dienst: Onderwijs, Kennis & Communicatie, afdeling Student Services
Opleidingsniveau: MBO - HBO
Aantal uren per week: 1.0 FTE
Salarisindicatie: Minimaal € 2.918,17 en maximaal € 3.890,41bruto per maand (o.b.v. full time)
Hoe ziet het werk van een Medewerker International Office (takenpakket Exchange + beurzen) eruit?
In deze rol ondersteun je internationale studenten die een half of heel jaar op uitwisseling komen naar de Haagse Hogeschool. Samen met je collega’s beheer je het administratieve, organisatorische en communicatieve proces rondom het uitwisselingsprogramma. Je zorgt ervoor dat de nominatie- en aanmeldprocessen soepel verlopen en dat de inkomende studenten zich welkom en goed ondersteund voelen. Daarnaast ben je ook verantwoordelijk voor de informatie en verwerking van Erasmus+ beursaanvragen voor uitgaande studenten.
Als Medewerker International Office ben je onderdeel van een dynamisch team van vijf collega’s. Taken waar je momenteel op wordt ingezet zijn: Exchange (0.5 FTE) en beurzen (0.5 FTE). Let op, deze kunnen binnen je functie t.z.t. veranderen.
Je draagt bij aan de organisatie en ondersteuning van uitwisselingen en beurzen:
Inkomende studenten (Incoming Exchange):
- Begeleiden van internationale studenten bij nominatie, aanmelding, inschrijving, visa, verzekering en verblijf - voornamelijk via mails in het Engels, maar waar nodig ook persoonlijk aan de balie en per telefoon;
- Je bent het aanspreekpunt voor partneruniversiteiten en interne Faculteit Coördinatoren Internationalisering over nominaties en inschrijfprocedures;
- Je bent verantwoordelijk voor het correct en tijdig verwerken van aanmeldingen in het studenteninformatiesysteem (OSIRIS);
- Je neemt het voortouw bij het inrichten en continu verbeteren van de werkprocessen en het gebruik van het systeem. Ook zorg je voor een goede vastlegging van werkprocessen met heldere werkbeschrijvingen.
Immigratie:
- Begeleiden en adviseren van inkomende niet-EU studenten over visum- en verblijfsprocedures.
- Verwerken van verblijfsaanvragen van studiekiezers bij de IND en toezien op naleving van immigratievereisten.
- Verbeteren van interne processen rondom immigratie.
Beurzen:
- Beheren en verwerken van aanvragen voor Erasmus+ studie- en stagebeurzen voor en uitgaande studenten.
- Controleren van aanvraagdocumentatie op volledigheid en juistheid volgens de Erasmus+ richtlijnen.
- Bijhouden van studentdossiers en zorgen voor tijdige administratieve afhandeling in interne en externe systemen (zoals Osiris en Erasmus+ Beneficiary Module).
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor studenten met vragen over Erasmus+ procedures, voorwaarden en deadlines.
In samenwerking met Erasmus+ Coördinator verantwoordelijk voor infosessies en communicatie op website en intranet.
Wat vragen wij van jou?
Het allerbelangrijkste vinden we dat jij aansluiting hebt met de cultuur op onze hogeschool en dat jij je kunt vinden in onze waarden, onze manier van werken en ons wereldbeeld.
We zijn op zoek naar een medewerker IO met een klant- en een resultaatgerichte instelling. Je werkt nauwkeurig en bent analytisch sterk. Binnen deze rol ervaar je verschillende piekmomenten en is het belangrijk dat je goed bent in het structureren van je werkzaamheden en weet te prioriteren. Ook zie je kansen voor verbeteringen en neemt het initiatief om deze ook door te voeren. Daarnaast vinden wij onderstaande van belang:
- Kennis en Ervaring: Je hebt een mbo en/of hbo-diploma en affiniteit met internationalisering van het hoger onderwijs. Bij voorkeur ook ervaring met de verwerking van internationale mobiliteitsprogramma’s (zoals Erasmus+);
- Goede computervaardigheden en ervaring met administratieve en digitale informatiesystemen. Je kunt snel schakelen tussen verschillende systemen. Kennis van de volgende digitale systemen zijn een grote plus: Osiris, Erasmus Without Papers en de Erasmus Beneficiary Module.
- Nauwkeurigheid en oog voor detail: Je bent analytisch sterk, zorgvuldig en werkt graag gestructureerd. Je weet het overzicht te behouden en weet waar nodig snel te schakelen.
- Proactiviteit en flexibiliteit: Je neemt initiatief om processen te verbeteren en kunt goed omgaan met piekdrukte en onverwachte situaties.
- Communicatief & klantgericht: Jij weet op een heldere, geduldige en klantgerichte manier te communiceren, zowel mondeling als schriftelijk, zowel in het Nederlands als in het Engels (B2-C1 niveau).
- Goede interculturele communicatieve vaardigheden: je kunt makkelijk schakelen met een diversiteit aan mensen en rollen.
Hiervoor kom je graag naar je werk
Voorop staat dat jij je werk met plezier kan doen. Daarnaast bieden wij je:
- Een arbeidsovereenkomst voor een jaar (D4) met mogelijkheid van verlenging, met een omvang van 1.0 fte, - 40 uur per week;
- Een salaris van minimaal € 2.918,17 en maximaal € 3.890,41 bruto per maand (schaal 7) op basis van een fulltime dienstverband;
- 8% vakantietoeslag;
- Een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%;
- Een zeer ruime verlofregeling van ongeveer 53 dagen bij een fulltime aanstelling, inclusief de verplichte vrije dagen en de nationale feestdagen;
- De keuze uit een NS-businesscard (2e klas) voor woon-werk verkeer of een vergoeding per kilometer.
> Lees meer over onze aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden
De Haagse Hogeschool is een organisatie die waarde hecht aan een veilige, betrouwbare en professionele omgeving, zowel intern als extern. Voor medewerkers die bij ons in dienst komen is de vaste regel dat we een verklaring omtrent gedrag (VOG) vragen. Een VOG is een verklaring die iedereen die in Nederland woont en een Burgerservicenummer heeft, kan aanvragen en waaruit blijkt dat gedrag uit het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van de functie bij De Haagse Hogeschool.
Werken bij De Haagse
Als je werkt bij De Haagse, dan werk je bij een van de meest dynamische en open organisatie in de Stad van Vrede en Recht. Samen met 2.500 collega’s help je 26.000 studenten uit meer dan 120 verschillende landen om zich voor te bereiden op een veelbelovende toekomst in een wereld die iedere dag verandert. Dat doen we door zelf ook mee te groeien en mee te veranderen met die wereld en met de wensen van onze studenten. We werken intensief samen met collega’s, met studenten en met het werkveld. We kijken vooruit, we zijn kritisch en we staan middenin de samenleving.
Daarbij staan diversiteit, inclusiviteit en gelijkwaardigheid centraal bij alles wat we doen. We streven ernaar dat de samenstelling van de studenten- en medewerkerspopulatie een afspiegeling is van de samenleving waarbinnen we werken en we willen iedereen gelijke kansen bieden. We realiseren ons dat dat voortdurende aandacht verlangt. Daar investeren we zelf in en we zien graag dat jij ons daarbij helpt.
Lees hier meer over ons verhaal en onze kernwaarden
De Haagse Hogeschool als inclusieve campus: www.dehaagsehogeschool.nl
Solliciteer bij De Haagse
- Je kunt tot en met maandag 26 mei 2025 uitsluitend direct, online solliciteren, via de sollicitatiebutton.
- Inhoudelijke vragen? Melody Mast, Teamleider Studenteninschrijving en International Office, via e-mail m.m.m.mast@hhs.nl.
- Algemene informatie: Rachel van Veghel, Adviseur Recruitment, via e-mail recruitment@hhs.nl.
Solliciteren kun je doen via de sollicitatiebutton, op deze emailadressen worden geen sollicitaties in behandeling genomen.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Solliciteren
Ben jij de perfecte kandidaat voor deze vacature en voldoe je aan de eisen? Solliciteer dan direct! Vragen over deze vacature of functie?