Coördinator Servicedesk

Hogeschool Leiden zoekt: Coördinator Servicedesk 32 – 36 uur

Vind je het leuk om klantgericht te werken, ben je dienstverlenend en houd je van afwisseling? Dan is deze baan iets voor jou!

De functie

Onze hogeschool weet jou te boeien door de levendige omgeving vol studenten, docenten en ondersteuners. Te midden van deze bedrijvigheid staat jouw werkplek, de Servicedesk, onderdeel van de dienst Facilitair Bedrijf & Huisvesting. Binnen het Facilitair Bedrijf wordt gebruik gemaakt van het ‘one-stop shopping’-principe. Hierbij staan de student en medewerker centraal en komen zij - ongeacht het verzoek - binnen bij de Servicedesk.

Er vinden jaarlijks ruim 40.000 meldingen en serviceverzoeken plaats. Deze meldingen worden dagelijks in behandeling genomen door een team van 15 Servicedesk medewerkers.

Wij zijn op zoek naar een coördinerende collega bij de Servicedesk die complexe vragen van onze (potentiële) studenten en medewerkers graag beantwoordt via mail, chat, telefoon of aan de balie. Deze vragen kunnen over verschillende onderwerpen gaan, zoals Studentinformatie, Reserveringen, Bestellingen en alle aanvragen van facilitaire aard. Samen met twee coördinatoren van het andere Servicedesk onderdeel bespreek je de aanpak en deel je uitdagende gevallen.

Je bent zonder twijfel zeer sociaal. Je bent toegankelijk als gesprekspartner voor andere afdelingen en bouwt duurzame relaties op. Ook vertegenwoordig jij de Servicedesk bij projecten binnen de organisatie.

Daarnaast:

• Haal je plezier uit het verbeteren en efficiënter maken van processen.
• Volg je de voortgang van processen en stuur je deze indien nodig bij.
• Zorg je ervoor dat informatie adequaat en tijdig beschikbaar is voor collega's met specifieke expertise.
• Beheer je een aantal aandachtsgebieden binnen de Servicedesk.
• Ben je betrokken bij het beheren van een aantal facilitaire contracten en aanbestedingen
• Verzorg je rapportages, stuur je hierop aan en doe je verbetervoorstellen.
• Houd je de manager Servicedesk op de hoogte van bijzonderheden en trends binnen de Servicedesk en adviseert hierin.
• Neem je deel aan diverse werk- en (deel)projectgroepen.

Functie-eisen:

• Je beschikt minimaal over HBO denkniveau;
• Minimaal 2 jaar relevante werkervaring;
• Ervaring binnen een Servicedesk omgeving is een pré;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal;
• Je bent servicegericht en praktisch ingesteld;
• Je bent communicatief vaardig;
• Je bent initiatiefrijk en hebt een empathisch vermogen, waarbij het belangrijk is dat je kunt luisteren, doorvragen en samenvatten;
• Je bent een verbinder en in staat om overzicht te houden;
• Je kunt meldingen analyseren en trends ontdekken en daarop anticiperen;
• Je bent flexibel inzetbaar tussen 8:00 uur en 20:00 uur van maandag tot en met vrijdag en af en toe op zaterdag. 

Hogeschool Leiden

Hogeschool Leiden is een multisectoriële hogeschool in het hart van de randstad. De hogeschool heeft ongeveer 13.000 studenten en 1.275 medewerkers. Het onderwijs en onderzoek wordt verzorgd binnen vijf faculteiten met een eigen identiteit, die samenhangt met het karakter van de opleidingen en de verschillende beroepen en werkvelden waarvoor de studenten worden opgeleid. Onze maatschappelijke opdracht is om goed beroepsonderwijs en -onderzoek te verzorgen en gekwalificeerde professionals op te leiden die beschikken over een kritische houding en in staat zijn te functioneren in een veranderende beroepspraktijk. Naast kwalificatie voor de beroepspraktijk maken persoonsvorming, socialisatie, internationalisering en het ontwikkelen van maatschappelijke verantwoordelijkheid deel uit van onze opleidingen. Het leren van de student staat daarbij altijd centraal.

Facilitair Bedrijf & Huisvesting

Als Coördinator Servicedesk maak je onderdeel uit van de dienst Facilitair Bedrijf & Huisvesting binnen de afdeling Servicedesk en Services. Facilitair Bedrijf & Huisvesting is een ondersteunende dienst, die aansluit bij het primaire proces. Er werken circa 70 medewerkers bij deze dienst. De deelgebieden zijn: Huisvesting & Beheer, Schoonmaak & Catering, Inkoop, Evenementen, Beveiliging, Conciërges, Receptie, Repro, BHV, Veiligheid en Milieu.

Missie Facilitair Bedrijf & Huisvesting

De dienst Facilitair Bedrijf & Huisvesting is een waardevolle partner binnen en buiten de hogeschool. Samen creëren wij een toegankelijke en levendige campus voor studenten, medewerkers en professionals uit de beroepspraktijk.

Visie Facilitair Bedrijf & Huisvesting
Als dienst Facilitair Bedrijf & Huisvesting hebben wij een betekenisvolle rol in de maatschappelijke opdracht van de hogeschool. Wij zijn bevlogen experts, ondernemend, persoonlijk betrokken en wendbaar. 

Arbeidsvoorwaarden

De cao-hbo 2023 is van toepassing. De functie is van structurele aard.

De arbeidsovereenkomst is in eerste instantie voor bepaalde tijd voor de duur van één jaar. Het salaris is minimaal € 3.091,78 en maximaal € 4.085,57 bruto per maand op basis van een volledig dienstverband (36 uur, schaal 8).

Daarnaast is er een gunstige pensioenregeling via het ABP en afhankelijk van de woon-werkverkeerafstand de optie om voor een NS Business Card in plaats van een tegemoetkoming in de reiskosten te kiezen. Er zijn diverse ontwikkelmogelijkheden binnen de hogeschool en er is ruimte voor professionalisering. Verder kent de cao-hbo een eindejaarsuitkering van 8,3%.

De hogeschool is goed bereikbaar met openbaar vervoer, aangezien station Leiden op loopafstand ligt.

Informatie en sollicitatie

Informatie over de functie kun je inwinnen bij: Jessica van Egmond via emailadres egmond.van.je@hsleiden.nl of via telefoonnummer 06-38756971.

Je kunt jouw sollicitatiebrief, inclusief curriculum vitae t/m 8 oktober 2023 mailen naar: werving-selectie@hsleiden.nl. Vermeld in de titel van je mail: 101/2023/FB je achternaam en voorletter(s)’.

De interne en externe sollicitatieprocedure lopen tegelijkertijd. Bij gelijke geschiktheid genieten interne kandidaten de voorkeur.

 Wij verzamelen de persoonlijke gegevens uitsluitend voor de selectie. De persoonsgegevens zullen worden vernietigd uiterlijk 4 weken na het afronden van de procedure. Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Hogeschool Leiden kunt u vinden op de website https://www.hsleiden.nl/over-hl/organisatie/rechtsbescherming-en-reglementen/gedragsregels-en-rechtsbescherming

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.