Ambtelijk Secretaris van de Examencommissie (tijdelijk)

Aan de slag bij De Haagse

In het kort:
Afdeling: Faculteit Gezondheid, Voeding & Sport
Op welke locatie ga je werken: Den Haag
Opleidingsniveau: HBO
Aantal uren per week: 24 – 40 uur per week (in overleg)
Periode: 1 september t/m 31 december 2025
Salarisindicatie: Schaal 10 (min. € 3.609,94 en max. € 5.377,13 bruto bij een fulltime aanstelling)

Heb je affiniteit met onderwijs-juridische zaken? Wil je je inzetten voor een correcte afhandeling van verzoeken en klachten van studenten? Weet jij hoe je complexe besluiten helder kunt formuleren?

Hoe ziet het leven van een ambtelijk secretaris bij De Haagse eruit?
De ambtelijk secretaris is een belangrijke functionaris die de examencommissie van de faculteit Gezondheid, Voeding en Sport (GVS) ondersteunt. Dankzij jouw deskundige ondersteuning kan de examencommissie haar taken naar behoren uitvoeren. Eén van de belangrijkste taken is de zorg dat binnengekomen verzoeken en klachten van studenten binnen de gestelde termijn worden verwerkt, waarbij de aandacht voor de student centraal staat. Daarnaast zorg je samen met de leden van de examencommissies voor de borging van de eindkwaliteit van het onderwijs. Je signaleert, monitort en rapporteert over de ontwikkelingen die jij in de verzoeken van studenten ziet.

Jouw ervaring in het schrijven van formele besluiten, brieven en notities is belangrijk om de functie tot een succes te brengen. Dit is altijd op basis van de actuele wet- en regelgeving. Zo verzorg je de voorbereiding en verslaglegging van de wekelijkse vergaderingen en het jaarverslag van de commissie. Daarnaast informeer je de betrokkenen over besluiten die de commissie heeft genomen. Dat doe je wanneer nodig ook in het Engels.

Je ondersteunt de voorzitter bij het opstellen van rapportages en verweerschriften. In jouw functie coördineer je ook fraude- en plagiaatzaken en beroepsprocedures. Tot slot: je bent goed in het creëren en behouden van overzicht. Je bewaakt de jaarlijks terugkerende procedures en draagt ideeën aan om onze processen te verbeteren.

Jouw werkplek:
Faculteit voor Gezondheid, Voeding en Sport (GVS) heeft twee examencommissie, HBS en VHV. Je vormt met de Ambtelijk Secretaris HBS en een collega die ondersteuning biedt aan het Ambtelijk Secretariaat, een hecht team. Je werkt op het Johanna Westerdijkplein of Sportcampus Zuiderpark.

Je werkt nauw samen met de ambtelijk secretaris van de examencommissie HBS. Samen zorgen jullie ervoor dat beide examencommissies eenduidige besluiten nemen over de verschillende verzoeken die dagelijks binnenkomen. Ook in beroepszaken trekken jullie samen op als dat nodig is.

We werken samen als professionals, hebben oog voor elkaar en er heerst een goede werksfeer. Bij de faculteit GVS leiden we bachelors op voor de opleidingen Huidtherapie, Hbo-Verpleegkunde en Voeding & Diëtetiek, Sportkunde en International Sportmanagement, Leraar Lichamelijke opvoeding, pabo-HALO en Mens en Techniek | Bewegingstechnologie. De faculteit werkt nauw samen met het beroepenveld, telt ongeveer 4400 studenten en heeft een personele omvang van circa 220 fte.

Wat vragen wij van jou?

Als ambtelijk secretaris ben je een goede gesprekspartner voor de Examencommissie die stevige adviezen kan overbrengen. Je werkt zelfstandig en kan je werk goed organiseren en prioriteren. Daarnaast vinden wij onderstaande van belang:

Je bent in het bezit van minimaal een Hbo-diploma in een juridische, bestuurskundige of andere relevante richting;
Je beschikt over de nodige ervaring binnen een hoger onderwijsinstelling;
Je hebt affiniteit met IT-systemen en je kunt goed overweg met Office 365;
Je hebt kennis van wet- en regelgeving en procedures in het hoger onderwijs zoals de OER, de WHW en andere reglementen;
Je bent sterk in formele en informele communicatie. Je hebt ervaring met het opstellen van rapportages, jaarverslagen, verslaglegging, brieven en notities.

Hiervoor kom je graag naar je werk

Je wordt aangesteld bij het team Bedrijfsvoering van het Faculteitsbureau van GVS. De voorzitter van de examencommissie is jouw opdrachtgever. Hiërarchisch val je onder de Teamleider Bedrijfsvoering.

Een tijdelijke arbeidsovereenkomst t/m december 2025, met een omvang van 0,6 fte – 1,0 fte, 24-40 uur per week, de startdatum en het aantal uren worden in overleg vastgesteld;
- Voor interne medewerkers: we houden uiteraard rekening met je huidige arbeidsovereenkomst bij de HHs (tijdelijke doorstroom / inleen).
- Voor externe medewerkers: een tijdelijk dienstverband of detachering behoort tot de mogelijkheden.
Een salaris van minimaal € 3.609,94 en maximaal € 5.377,13 (schaal 10) bruto per maand bij een volledige werkweek;
8% vakantietoeslag;
Een eindejaarsuitkering van 8,3%;
Ruime verlofregeling;
De keuze uit een NS-businesscard (2e klas) voor woon-werk verkeer of een vergoeding per kilometer.

De Haagse Hogeschool hecht waarde aan een veilige, betrouwbare en professionele omgeving, zowel intern als extern. Daarom vragen wij van nieuwe medewerkers standaard een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Deze verklaring kan worden aangevraagd door iedereen die in Nederland woont en een Burgerservicenummer heeft. De VOG toont aan dat gedrag uit het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van de functie bij De Haagse Hogeschool.

> Lees meer over onze aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden

Werken bij De Haagse

Als je werkt bij De Haagse, dan werk je bij een van de meest dynamische en open organisatie in de Stad van Vrede en Recht. Samen met 2.500 collega’s help je 26.000 studenten uit meer dan 120 verschillende landen om zich voor te bereiden op een veelbelovende toekomst in een wereld die iedere dag verandert. Dat doen we door zelf ook mee te groeien en mee te veranderen met die wereld en met de wensen van onze studenten. We werken intensief samen met collega’s, met studenten en met het werkveld. We kijken vooruit, we zijn kritisch en we staan middenin de samenleving.

Daarbij staan diversiteit, inclusiviteit en gelijkwaardigheid centraal bij alles wat we doen. We streven ernaar dat de samenstelling van de studenten- en medewerkerspopulatie een afspiegeling is van de samenleving waarbinnen we werken en we willen iedereen gelijke kansen bieden. We realiseren ons dat dat voortdurende aandacht verlangt. Daar investeren we zelf in en we zien graag dat jij ons daarbij helpt.

Leeshiermeer over ons verhaal en onze kernwaarden

De Haagse Hogeschool als inclusieve campus:www.dehaagsehogeschool.nl

Solliciteer bij De Haagse

Wil je solliciteren als ambtelijk secretaris bij De Haagse?

Je kunt tot en met zondag 24 augustus 2025 uitsluitend solliciteren via onderstaande sollicitatiebutton;
De sollicitatiegesprekken vinden plaats op donderdag 28 augustus 2025;
Algemene informatie kun je verkrijgen via Rachel van Veghel, Adviseur Resourcing, via e-mail: recruitment@hhs.nl.

Solliciteren kun je doen via de sollicitatiebutton, op deze emailadressen worden geen sollicitaties in behandeling genomen.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.