Tijdelijke functie van directie-assistent (0,4-0,6 fte)

Functie-inhoud

Onze organisatie:
Ben jij een leuke, positieve, energieke en betrouwbare collega die goed is in plannen en ontzorgen? Heb je interesse om tijdelijk de rol van directie-assistent op je te nemen om ervaring op te doen en te kijken of deze rol echt bij je past? Dan is deze vacature iets voor jou.

Wat ga je doen?
Binnen het Instituut voor de Gebouwde Omgeving (IGO) zijn we in verband met een verlof, vanaf januari op zoek naar een directie-assistent die samen met de collega directie-assistent een toegankelijk en gastvrij team vormt tot het einde van het schooljaar.

Jullie zijn samen verantwoordelijk voor planning, overzicht en rust. Jullie creëren een goede workflow en stellen daarmee de directie in staat om binnen de beschikbare tijd zich zo effectief en efficiënt mogelijk te kunnen richten op de uitvoering van haar werkzaamheden.

Je organiseert en ondersteunt de werkzaamheden van de directie waaronder:

• Verzorgen van complex agendabeheer
• Tijdig relevante informatie beschikbaar hebben
• Bijhouden en behandelen van de e-mail, categoriseren en waar mogelijk beantwoorden
• Plannen, organiseren en op verzoek notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten
• Bewaken van actiepunten en deadlines en proactief signaleren wanneer knelpunten zich voordoen
• Opstellen van correspondentie, opmaken en redigeren van documenten

Naast het plezier in het faciliteren herken jij jezelf in onderstaande eigenschappen: communicatief zeer vaardig, discreet, in staat prioriteiten te stellen, uitstekende organisatorische kwaliteiten, bewaart het overzicht, nauwkeurig met oog voor detail, kan snel schakelen, een proactieve werkhouding en je zorgt er voor dat zaken geregeld worden.

Wat we jou bieden:

• Een contract tot medio juli 2025 (einde schooljaar)
• De mogelijkheid om deze tijdelijke functie te combineren met je huidige werk of uitbreiding van je uren (in overleg)
• Samenwerking met een collega die je kan ondersteunen en wegwijs kan maken in de functie
• Een goede werk/privé balans (40+ vrije dagen per jaar bij een fulltime dienstverband, mogelijkheid tot betaald ouderschapverlof 75%, flexibele werktijden)
• Salaris, afhankelijk van ervaring en opleiding, van minimaal €2.805,93 en maximaal €3.740,78 (schaal 7) bij een volledig dienstverband, exclusief 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering

Locatie
Je gaat werken op de locatie Academieplein. Deze locatie is gelegen nabij de metrostations Dijkzigt en Coolhaven en is op loopafstand van het centrum van Rotterdam.

Ben jij wie we zoeken?

• Je hebt MBO+/HBO werk- en denkniveau, aantoonbaar in opleiding en werkervaring;
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift;
• Je beheerst de verschillende programma’s van Microsoft Office;
• Je bent collegiaal en hebt een open, energieke en toegankelijke uitstraling;
• Je bent 2 tot 3 dagen beschikbaar, in overleg te bepalen.