Terug naar de vacatures

Senior managementassistent OK&C

Geplaatst: 27-07-2020
Sluitingsdatum: 16-08-2020
Organisatie
De Haagse Hogeschool
Standplaats
Den Haag 
Functietype
Ondersteunend / Staf 
Opleidingsniveau
HBO 
Dienstverband
Tijdelijk 
Aanstellingsomvang
min. 0.8 fte, max. 0.8 fte 
Salarisschaal
max. 8 (€2.529,33 - €3.386,57) 
Opleidingssector
Stafdienst (algemeen) 

Functie-inhoud

De dienst Onderwijs, Kennis & Communicatie (OK&C) is op zoek naar een senior managementassistent voor de ondersteuning van de directeur.

De functie
Samen met enkele collega’s werk je in een team binnen het Dienstbureau. Als senior managementassistent ontzorg je de directeur door complexere secretariële-, administratieve- en/of logistieke taken uit handen te nemen. Naast deze werkzaamheden is mailbox-, en agendabeheer, het plannen van vergaderingen en bijeenkomsten voor jou vanzelfsprekend. Je bent verantwoordelijk voor de verslaglegging van vergaderingen en je zorgt ervoor dat de correspondentie, waaronder berichten op intranet en in de nieuwsbrief, foutloos de deur uitgaat. Daarnaast verricht je bestellingen zoals (dienst) reizen in onze inkoopsystemen. En zorg jij ervoor dat de mutaties, van zowel interne- als externe werknemers, uitgezet worden.

Als senior managementassistent ben je ook een troubleshooter bij complexe vragen. Je speelt graag zelfstandig in op nieuwe omstandigheden en ontwikkelingen. Je bent pro-actief, signaleert knelpunten, werkt secuur en doet waar nodig verbetervoorstellen.

 

Jouw profiel
Voor deze vacature zijn we op zoek naar een positieve en energieke collega die hoge eisen stelt aan de kwaliteit van de dienstverlening. Je weet prioriteiten juist te stellen, zeker voor het bewaken van de agenda. Je kunt goed omgaan met de vertrouwelijke informatie die voorkomt en hebt goed gevoel voor verhoudingen. Verder lezen wij in jouw cv dat jij: 

  • bij voorkeur een afgeronde hbo-opleiding hebt met praktisch gerichte kennis van methoden en technieken van managementondersteuning;
  • minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in (hoger) managementondersteuning;
  • zeer ervaren bent in het werken met office 365, waaronder je erg vaardig bent met Outlook;
  • je leert snel nieuwe systemen, zoals Inkoopnet en OurMeeting, je eigen maken;
  • uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Verder wordt tijdens ons gesprek uit jouw voorbeelden over jouw werk duidelijk dat jij:

  • beschikt over organisatietalent en snel kan anticiperen en inspelen op wijzigingen;
  • je bent steeds op zoek naar mogelijkheden om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen;
  • kwaliteiten hebt om de directeur te ontzorgen;
  • reageert en anticipeert op de wensen en behoeften vanuit de dienst;
  • het overzicht kan bewaren en snel kan schakelen tussen verschillenden taken;
  • de samenwerking zoekt en anderen ondersteunt.

 

Wat bieden wij

  • Een arbeidsovereenkomst van een jaar (D4), met een omvang van 0,8fte;
  • Een salaris van maximaal € 3.479,70 (schaal 8) bruto per maand bij een volledige werkweek;
  • 8% vakantietoeslag;
  • Een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%;
  • Een zeer ruime verlofregeling van ongeveer 53 dagen bij een fulltime aanstelling, inclusief de verplichte vrije dagen en de nationale feestdagen;
  • Een zeer goed te bereiken werkplek: zowel met de trein (we zitten naast station Hollands Spoor), als met de auto (ruime parkeergelegenheid), ook vanuit bijvoorbeeld Delft, Rijswijk, Rotterdam, Utrecht en Amsterdam;
  • Een groot netwerk en dynamische omgeving, te midden van gedreven studenten en medewerkers.

 

De Dienst OK&C
Bij de dienst Onderwijs, Kennis & Communicatie werken professionals aan advies en dienstverlening dicht bij het onderwijs. De dienst ondersteunt en adviseert de medewerkers van de faculteiten bij het uitvoeren van kwalitatief goed onderwijs en onderzoek. Medewerkers adviseren directies en het College van Bestuur bij de ontwikkeling van De Haagse als brede kennisorganisatie.

 

De Haagse Hogeschool als inclusieve campus
De Haagse Hogeschool wil een inclusieve campus zijn. Daarom staan gelijke kansen bij ons centraal en streven we naast een diverse studentenpopulatie naar een grote diversiteit aan medewerkers. Als hogeschool staan we immers midden in de samenleving en dienen we daar een afspiegeling van te vormen. Daarom hechten wij veel waarde aan het optimaal benutten van verschillende perspectieven en achtergronden van onze medewerkers. Zo vinden we nog meer aansluiting bij onze studenten en de veranderende wereld om ons heen.

 

Ben jij onze nieuwe collega?
Denk jij dat jij en de functie een goede match zijn en ben je enthousiast geworden? Solliciteer dan met cv en een korte motivatiebrief. Je kunt tot en met zondag 16 augustus 2020 uitsluitend direct, online solliciteren. Kort nadat jij hebt gesolliciteerd, bekijken wij of we verwachten jou een passende baan te kunnen aanbieden. Als dat zo is, dan nodigen we jou uit voor een gesprek.

Wil je meer informatie?
Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Hester Lentz via e-mail h.i.m.lentz@hhs.nl

Wil je meer informatie over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Rachel van Veghel, Resourcing, 070-4458612 via e-mail vacatures@hhs.nl

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

 

 

Direct solliciteren

Spreekt deze vacature je aan? Solliciteer dan direct

Solliciteer direct