Terug naar de vacatures

SECRETARESSE/MANAGEMENTASSISTENT 0,5 fte

Geplaatst: 14-06-2017
Sluitingsdatum: 23-06-2017
Organisatie
Hogeschool Utrecht
Standplaats
Utrecht 
Functietype
Ondersteunend / Staf 
Opleidingsniveau
MBO en lager 
Dienstverband
Tijdelijk 
Aanstellingsomvang
min. 0,5 fte, max. 0,5 fte 
Salarisschaal
max. 07 (€2.107,72 - €2.853,63) 
Opleidingssector
Stafdienst (algemeen) 

Functie-inhoud

Je bent een doortastende representatieve persoonlijkheid die beschikt over goede communicatieve vaardigheden. Je houdt van dynamiek en weet juist dan het hoofd koel te houden en het overzicht te behouden. Je vindt het leuk om zaken te organiseren, in de gaten te houden en op rolletjes te laten lopen. Samen met je directe collega houd jij je bezig met alle ondersteunende activiteiten voor de opleiding Communicatie.  
Communicatie val onder het instituut voor Communicatie, dat 1 directeur heeft. De opleiding heeft twee opleidingsmanagers, zo’n kleine duizend studenten en zo’n 80 docenten. 

Als secretaresse van de opleiding Communicatie verricht je alle voorkomende secretariële werkzaamheden ten behoeve van de opleidingen, in samenspraak met je directe collega. Belangrijke taken daarbij zijn assisteren bij de organisatie van evenementen zoals diplomering open dagen, proefstuderen, teambijeenkomsten e.d.. Je doet aan agendabeheer van een van opleidingsmanagers, fungeert als de oren en ogen van de opleiding, bent eerste aanspreekpunt voor externen en daarin ben je dus een echte gastvrouw/-heer.

Organisatie

www.hu.nl

Afdeling

Je bent werkzaam bij het Instituut voor Communicatie, Bolognalaan 101 in Utrecht.

Functie eisen

Je beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal HBO niveau en hebt meerdere jaren relevante ervaring bij voorkeur in een onderwijsomgeving. Je hebt een flexibele instelling en je weet je staande te houden in een drukke, hectische omgeving. Daarnaast ben je iemand die een stevige, pragmatische en resultaatgerichte persoonlijkheid heeft. Je beschikt over uitstekende uitdrukkingsvaardigheid in woord en geschrift. Beheersing van het Engels is een pré. Je bent initiatiefrijk en kunt zelfstandig prioriteiten stellen. Je bent klantgericht, accuraat en proactief. Je hebt een uitstekende ICT kennis (o.a. MS Office, SharePoint, Osiris en Proactis).
 
Jij…
•    hebt aantoonbare kwaliteiten als het gaat om organiseren, plannen en coördineren;
•    bent accuraat, proactief en gericht op kwaliteit. Daarnaast hebt een teamgerichte instelling en            kan je goed samenwerken;

•    kan zelfstandig prioriteiten stellen voor de opleidingsmanager;

•    maakt afspraken met personen binnen en buiten de opleiding maken en verzorgt

     correspondentie zoals brieven, verslagen en e-mails, op basis van (summiere) aanwijzingen;

•    bent medeverantwoordelijk voor een deel van de voorbereiding en organisatie van (kleinschalige

     en grootschalige) bijeenkomsten;
•    fungeert als eerste aanspreekpunt voor vragen van docenten en soms ook studenten

      beantwoorden van deze vragen of doorverwijzen;

•    bent zeer stressbestendig, flexibel en kunt makkelijk schakelen.
•    bent creatief en oplossingsgericht;
•    bent proactief en accuraat zijn en hebt lef!
•    hebt kennis van/ affiniteit met Communicatie en hebt ervaring in het onderwijs
•    hebt zeker geen 9-5 mentaliteit, maar wel veel humor en relativeringsvermogen.

Bijzonderheden

Meer informatie over werken bij Hogeschool Utrecht is verder te vinden op www.werkenbijhu.nl.  Hier is ook het algemene functieprofiel van secretaresse/managementassistent 1 te vinden onder de rubriek Administratie en secretariaat.

Arbeidsvoorwaarden

Je krijgt een jaarcontract (D4) met een omvang van 0,5 FTE. De uren kunnen over meerdere dagen verspreid worden (in overleg met je directe collega’s). Het bruto maandsalaris bij een volledig dienstverband is minimaal € 2.107,- en maximaal € 2.853,- (schaal 7). Daarboven ontvang je volgens de cao-hbo een vakantietoeslag van 8% en een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%. Wij hebben daarnaast uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden. Verder is er keuze tussen een kortere werkweek of meer verlof bij een langere werkweek. Wij hebben tenslotte een vrijwillige collectieve ziektekostenverzekering en leuke extra's zoals fietsplan en andere kortingen bij andere verzekeringen, software en fitness.

Contact informatie

Wil je meer informatie over deze functie, neem dan contact op met Kim van der Heijden, Opleidingsmanager Communicatie (Kim.vanderheijden@hu.nl).

Direct solliciteren

Spreekt deze vacature je aan? Solliciteer dan direct

Solliciteer direct