Terug naar de vacatures

Secretaresse College van Bestuur (fulltime)

Geplaatst: 09-11-2018
Sluitingsdatum: 25-11-2018
Organisatie
Marnix Academie
Standplaats
Utrecht (Utrecht) 
Functietype
Ondersteunend / Staf 
Opleidingsniveau
MBO en lager 
Dienstverband
Tijdelijk 
Aanstellingsomvang
min. 1 fte, max. 1 fte 
Salarisschaal
max. 07 (€2.160,41 - €2.924,97) 
Opleidingssector
Stafdienst (algemeen), Pabo & lerarenopleidingen 

Functie-inhoud

Als secretaresse van het College van Bestuur ben je de veelgenoemde ‘spin in het web’.

Je bent vaak het eerste aanspreekpunt voor externe contacten en daar weet jij op correcte en vriendelijke wijze invulling aan te geven. Je hebt met veel verschillende personen te maken en dat vraagt van je dat je moeiteloos kunt switchen tussen communicatiestijlen. Je hoort en ziet veel op deze plek; het is dan ook belangrijk dat je integer bent. Vanuit je ondersteunende rol voor het College van Bestuur overzie je het geheel; je begrijpt wat er moet gebeuren en je denkt mee en vooruit. Dat betekent dat je goed kunt plannen en organiseren, zowel voor jezelf als voor je manager. Je bent betrokken, betrouwbaar en nauwkeurig en je beschikt over goede sociale en communicatieve eigenschappen.

De secretariële taken bestaan onder andere uit:

  • Agenda- en mailbox-beheer
  • Beoordelen van binnenkomende correspondentie op urgentie en benodigde acties
  • Het zelfstandig afhandelen van acties of deze uitzetten bij anderen in de organisatie
  • Het bewaken van actiepunten en deadlines
  • Plannen, agenderen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen
  • Opstellen van (concept)brieven en notities
  • Beheer van het archief

In je rol als eerste medewerker van het opleidingssecretariaat ben je verantwoordelijk voor de coördinatie van het geheel aan taken. Iedere medewerker heeft haar eigen takenpakket en maakt haar eigen planning. Maar in geval er geschoven moet worden of prioriteiten moeten worden gesteld die over de individuele plekken heen gaan, neem jij daarin het voortouw.  Ook zorg je voor regulier overleg op de afdeling en ben je spreekbuis namens de werkgroep naar buiten toe.

Organisatie

De Marnix Academie is een zelfstandige open christelijke hogeschool met circa 1300 studenten. Onze kerntaak is het opleiden en verder professionaliseren van leerkrachten om zo een bijdrage te leveren aan kwalitatief goed basisonderwijs. Er werken ongeveer 170 medewerkers samen in een informele en collegiale sfeer.

Afdeling

De werkgroep secretariaat maakt deel uit van het Bedrijfsbureau. Er werken drie (parttime) medewerkers. Ieder heeft een eigen takenpakket en is zelf verantwoordelijk voor de planning en inrichting van het eigen werk. Bij afwezigheid neemt men onderling taken waar. Het totale takenpakket van de werkgroep wordt gecoördineerd door de eerste medewerker.

Formeel rapporteer je aan het hoofd Bedrijfsbureau, maar bij de dagelijkse uitvoering van de functie werk je voor de voorzitter van het College van Bestuur.

Functie eisen

Wij vragen:

  • Een afgeronde secretaresse-/management ondersteunende opleiding (mbo+)
  • Minimaal vijf jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie en in een soortgelijke omgeving
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
  • Goede kennis van en aantoonbare ervaring met Office 365, Word en Excel
  • Organisatiesensitiviteit: je begrijpt de formele en informele structuur van de organisatie
  • Woonachtig in de regio Utrecht
  • Affiniteit met de open christelijke identiteit van de hogeschool

Arbeidsvoorwaarden

Wij bieden
De cao-hbo is van toepassing. Je krijgt - vooralsnog - een aanstelling voor bepaalde tijd voor de periode van één jaar (D4). De intentie is om het contract (na maximaal twee jaar) om te zetten in een vast dienstverband.

De functie is ingeschaald in schaal 7. Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt op fulltime-basis (40 uur) minimaal  € 2160,- en maximaal € 2924,-. Daarnaast kent de hogeschool een goed pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een eindejaarsuitkering (dertiende maand) en tien weken vakantie (deels in verplichte periodes).

Contact informatie

Geïnteresseerd?
Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Marc Linthorst, hoofd Bedrijfsbureau: 030 275 35 33 | m.linthorst@hsmarnix.nl

Sollicitatieprocedure
Solliciteren kan tot en met 25 november via e-mail: secretaresse-cvb@hsmarnix.nl.

Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Direct solliciteren

Spreekt deze vacature je aan? Solliciteer dan direct

Solliciteer direct