Terug naar de vacatures

Secretaresse (1,0 fte)

Geplaatst: 02-08-2017
Sluitingsdatum: 18-08-2017
Organisatie
Hogeschool van Amsterdam
Standplaats
Amsterdam (Noord-Holland) 
Functietype
Ondersteunend / Staf 
Opleidingsniveau
HBO 
Dienstverband
Tijdelijk 
Aanstellingsomvang
min. 1 fte, max. 1 fte 
Salarisschaal
max. 07 (€2.107,72 - €2.853,63) 
Opleidingssector
Stafdienst (algemeen) 

Functie-inhoud

Het secretariaat FS is een van de teams van de afdeling Bedrijfsbureau en bestaat uit 3 medewerkers. Alle secretaresses zijn verantwoordelijk voor de ondersteuning van de MT leden en weten elkaar naadloos te vervangen. Je zult primair een of twee afdelingshoofden ondersteunen en levert daarnaast een bijdrage aan het teamresultaat door ondersteuning van de collega’s.

Concreet betekent dit de volgende werkzaamheden:

  • Organiseren en notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten;
  • Plannen, agenderen en coördineren van afspraken;
  • Het in opdracht onderhouden van voor het aandachtsgebied relevante externe contacten;
  • Bewerken, verwerken en opstellen van zakelijke correspondentie;
  • Informatieverstrekking via telefoon en e-mail;
  • Uitvoeren van (administratief) ondersteunende werkzaamheden;
  • Documenteren en digitaal archiveren van informatie;
  • Medeverantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van kleinschalige bijeenkomsten.

Organisatie

De Hogeschool van Amsterdam biedt studenten de mogelijkheid om het beste uit zichzelf te halen. Het onderwijs strekt zich uit over zeven interessegebieden, elk met een divers aanbod aan opleidingen. Binnen de HvA bouwen medewerkers en studenten dagelijks aan hun eigen toekomst en aan die van hun omgeving. De HvA is een centrum van verbinding tussen disciplines, tussen uiteenlopende mensen en het werkveld in en om Amsterdam. Zo biedt de HvA studenten én medewerkers alle faciliteiten om hun talent te kunnen ontplooien in studie en werk. Midden in de grote stad krijgen studenten en medewerkers de kans om een waardevolle bijdrage te leveren aan de samenleving.

Afdeling

Facility Services is de facilitaire organisatie van de Universiteit van Amsterdam en de Hogeschool van Amsterdam. Wij leveren facilitaire, huisvestings- en onderwijs logistieke diensten in ongeveer 80 gebouwen verspreid over de hele stad. Van monumentaal in de Amsterdamse binnenstad tot de nieuwbouw op de Amstelcampus en het Science Park.

Onze dienstverlening is er op gericht om het onderwijs en onderzoek te faciliteren. Wij zijn ambitieus en willen een innovatieve en betrouwbare dienstverlener zijn. Centraal staan de vier kernwaarden resultaatgerichtheid, klantgerichtheid, samenwerking en verantwoordelijkheid nemen. Bij FS werken collega’s die van aanpakken houden en we hebben een informele werksfeer. Onze dienst heeft vijf afdelingen: Bureau Onderwijslogistiek, Facility Management, Huisvesting, Inkoop en het Bedrijfsbureau.

Functie eisen

De ideale kandidaat heeft bij voorkeur een hbo-werk- en/of denkniveau, is accuraat, houdt ervan om een dienstverlenende taak op zich te nemen en heeft aandacht voor kwaliteit van die dienstverlening. Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als (directie)secretaresse en bent bekend met Windows 7, hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met alle MS Office 2010 programma’s, waaronder Outlook en Word, die je op gevorderd niveau volledig beheerst. Tijdens een eventueel tweede gesprek zal de kennis met betrekking tot o.a. Outlook getest worden door middel van een casus. Je hebt ervaring met papierloos werken en je weet hoe je met een iPad en smartphone werkt.

Je hebt een representatieve, proactieve en klantgerichte werkhouding. Voor deze veelzijdige functie is het van belang dat je zelfstandig kunt werken en prioriteiten kunt bepalen voor het afdelingshoofd, goed met piekbelasting kunt omgaan, stressbestendig bent en dat je je flexibel opstelt. Je hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en werkt graag in teamverband met andere secretaresses.

Arbeidsvoorwaarden

De werkzaamheden maken deel uit van de organieke functie secretaresse 2. Bij deze functie hoort de loonschaal 7 (cao hbo). Het salaris bedraagt maximaal € 2.853,- bruto per maand bij een volledige aanstelling en is afhankelijk van opleiding en ervaring. Het betreft in eerste instantie een tijdelijke aanstelling voor de periode van een jaar. Continuering van de arbeidsovereenkomst behoort tot de mogelijkheden en is afhankelijk van gebleken geschiktheid.

De HvA heeft een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een ruime vakantieregeling en een 13e maand. Daarnaast biedt de HvA (via de HvA Academie) uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleert medewerkers om zich blijvend te professionaliseren

Contact informatie

Nadere informatie: Joost Klaasen , Hoofd Bedrijfsbureau, telefoonnummer: 020-525 3210 of via e-mail: vacatures@hva.nl (niet gebruiken om te solliciteren).

Direct solliciteren

Spreekt deze vacature je aan? Solliciteer dan direct

Solliciteer direct