Personeels- en salarisadministrateur voor 24 – 28 uur per week (M/V/X)

Functie-inhoud

Een dag als Personeels- en salarisadministrateur op de Gerrit Rietveld Academie
Het is maandagochtend en je loopt je kantoor binnen, groet je collega’s en praat elkaar bij over het weekend. Je opent je laptop en bekijkt je to do’s voor de aankomende week. Om 9.15 uur begint de weekstart met het hele team. We vertellen elkaar hoe het gaat, waar we ons mee bezig houden deze week en wat we van elkaar nodig hebben.

Jouw prioriteit deze week is de afronding van de salarisadministratie, omdat volgende week de medewerkers worden uitbetaald. Je bekijkt of alle mutaties op tijd zijn ingeleverd, zijn ingevoerd en gecontroleerd in HR2Day. Tussendoor beantwoord je een vraag van onze stagiair zodat zij weer verder kan. Een afdelingshoofd komt binnen en vraagt je of je vandaag een proforma berekening voor een potentieel nieuwe medewerker wil maken, omdat die morgen langskomt voor een arbeidsvoorwaarden gesprek. Je neemt hier de tijd voor, want je hebt de mutaties inmiddels verwerkt.

Na deze ietwat hectische ochtend is het tijd voor een lunch met het hele team. We hebben het vooral over lekker eten, culturele uitjes en nieuwe series of podcasts. Na een rondje buiten voor een frisse neus, heb je een afspraak met een Engelssprekende medewerker die vragen heeft over de loonstrook. Een medewerker belt met de vraag hoe het zit met zwangerschapsverlof. Je maakt een afspraak voor verderop in de week waarin je de regeling met haar zult doorlopen. Daarna bespreek je met je leidinggevende je voorstel om de correspondentie efficiënter te laten verlopen.

Je hebt veel ruimte voor eigen initiatief en eigenaarschap, en we waarderen het van je als je dit oppakt. Barbara is enthousiast en stelt voor om het in te brengen in het eerstvolgende teamoverleg. Niet alles staat nog vast, dat past niet bij de eigenzinnige cultuur binnen de academie. Wel is iedereen bevlogen en dat waarderen we van elkaar.

Aan het eind van de dag hou je je bezig met vragen die echt deze week afgerond moeten zijn, want volgende week is het alweer vakantie (je hebt ruim 10 weken vakantie!). Na piekmomenten, zoals voor de kerst- en zomervakantie ben je daar wel aan toe. Na overwinningen, zoals het verwerken van een berg mutaties, maken we tijd voor een borrel om de behaalde doelen samen te vieren. 

Onze afdeling
Je directe collega’s op de afdeling Personeel & Organisatie bestaan uit een hoofd P&O, twee HR-adviseurs, een personeels- en salarisadministrateur, een medewerker personeels- en salarisadministratie en een stagiair. Ter aanvulling zoeken we een nieuwe personeels- en salarisadministrateur om de huidige collega te ontlasten en te zorgen dat jullie elkaar kunnen vervangen. We werken nauw samen met collega’s van het Sandberg Instituut, de master opleiding van de Gerrit Rietveld Academie. Zij bereiden veel van de mutaties voor en schakelen direct met onze afdeling.

We werken parttime en via regelmatig (mogelijk digitaal) overleg onderhouden we goed contact met elkaar. Het is mogelijk om af en toe thuis te werken, op die dagen staan we telefonisch en/of via teams met elkaar in contact.

We voeren de salarisadministratie zelf uit en zijn op zoek naar een collega die samen met ons zorgt voor een optimale salaris- en personeelsadministratie. Je voert je werkzaamheden zelfstandig uit en neemt initiatief om werkzaamheden efficiënter te maken. We werken aan de verdere benutting van het HR-systeem HR2day, dus er komen nog vele efficiency slagen aan. We zijn een open en benaderbare afdeling en hechten veel waarde aan een goede samenwerking, zowel onderling als met onze overige collega’s.

We hebben een bijzondere en unieke werkomgeving met de vele kunstwerken die om ons heen gecreëerd worden. De medewerkers komen van over de hele wereld en hebben vele verschillende specialismes. Veel docenten hebben naast hun werk bij de academie, een eigen onderneming waar ze veel tijd in stoppen. Deze verschillen maken dat we mensen regelmatig op een andere manier willen benaderen, zodat we zo efficiënt mogelijk te werk gaan.

Wat ga je onder andere doen?

• Je bent samen met je collega verantwoordelijk voor het draaien van een precieze en nauwkeurige salarisadministratie;
• Je beantwoordt allerlei soorten vragen van medewerkers, bijvoorbeeld over het salaris, contract of bestaande regelingen;
• Je hebt regelmatig contact met de afdeling Financiën over bijvoorbeeld betalingen of vergoedingen;
• Vragen van arbeidsrechtelijke aard beantwoorden, voorleggen dan wel doorverwijzen aan de HR-adviseur of het hoofd P&O;
• Het in overleg met het hoofd P&O up-to-date houden van de formulieren en processen zoals deze door P&O (nog) worden gebruikt;
• Het opstellen en verstrekken van personeels- en managementinformatie en rapportages indien deze (nog) niet via het HR-systeem mogelijk zijn;
• Het verstrekken van werkgeversverklaringen ten behoeve van bijvoorbeeld woningbouwcorporaties en banken;
• Het informeren van medewerkers en leidinggevenden over bestaande en/of komende regelgeving en adviseren over tegemoetkomingen, regelingen en faciliteiten;
• Het up-to-date houden en archiveren van personeelsdossiers;
• Het afwikkelen van correspondentie.

Wij denken dat wij goed bij elkaar passen wanneer je het volgende profiel hebt:

• Enkele jaren relevante werkervaring als medewerker op een personeels-/salarisafdeling (bij voorkeur bij een onderwijsinstelling);
• Je hebt een actuele PDL-opleiding afgerond of bent bereid deze cursus te gaan doen;
• Je bent bedreven in het gebruik van Microsoft Office;
• Je hebt ervaring met een geautomatiseerd (personeels- en salaris)systeem. Bij voorkeur: HR2day (of evt. AFAS/ADP/Raet/Centric);
• Je hebt administratief inzicht en bent nauwkeurig;
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Je hebt een dienstverlenende instelling maar kan ook goed je grenzen aangeven.

Arbeidsvoorwaarden

• De functie is volgens de cao Hoger Beroepsonderwijs ingeschaald in schaal 8 dat sinds 1 juli 2023 een minimum kent van € 3.018,24 en een maximum kent van € 4.085,57 bruto per maand op basis van een fulltime aanstelling (40 uur per week). Het geboden inschalingssalaris wordt bepaald op basis van kennis en ervaring;
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder vakantiegeld (8%), een eindejaarsuitkering van 8,3%, een zeer ruim aantal vakantiedagen (10,7 weken per jaar) en een pensioenregeling (werkgever betaalt ongeveer 70% van de premie);
• Je hebt recht op duurzame inzetbaarheidsuren voor het inzetten bij werk-privébalans, bijhouden en versterken van je employability zowel intern als extern en persoonlijke ontwikkeling alsook een recht op professionaliseringsuren voor scholing en persoonlijke ontwikkeling;
• Een jaarcontract voor 24 - 28 uur per week, met de intentie bij gebleken geschiktheid en uiteraard interesse van jouw kant, dit met een jaar te verlengen en hierna om te zetten in een vaste aanstelling.

De organisatie
De Gerrit Rietveld Academie (GRA) is een kleinschalige, zelfstandige, internationaal georiënteerde hogeschool voor beeldende kunst en vormgeving. De GRA bestaat uit de Rietveld Academie (bacheloronderwijs, onderverdeeld in 14 afdelingen, het Sandberg Instituut (masteronderwijs) onderverdeeld in 7 afdelingen), het Lectoraat Art & Spatial Praxis (LASP) en 23 werkplaatsen. De academie telt rond de 850 studenten en 130 cursisten. De studenten zijn afkomstig uit 55 verschillende landen en daarmee is de academie een diverse gemeenschap.

Aan de gehele academie zijn voor het bachelor- en masteronderwijs docenten verbonden die grotendeels ook zelfstandig kunstenaar of vormgever zijn of een aan het artistieke veld verbonden praktijk hebben als beschouwer of theoreticus. Deze worden ondersteund door medewerkers die het onderwijs faciliteren en ondersteunen.

De academie kenmerkt zich door onderzoekend en experimenteel kunstonderwijs, waar (hoofd)docenten, werkplaatsmedewerkers, studenten en staf samen vorm en inhoud geven aan het onderwijs en onderzoek. Diversiteit en inclusie, ecologie en duurzaamheid zijn belangrijke prioriteiten van de GRA en vormen daarmee leidraad voor het handelen van de leden van de academiegemeenschap.

De dagelijkse leiding is in handen van de directeuren Bachelor, Master en Bedrijfsvoering ondersteunend aan het College van Bestuur (CvB), die verantwoording aflegt aan de Raad van Toezicht (RvT). Het onderwijs wordt ondersteund door een groot aantal werkplaatsen en stafafdelingen, zoals de Financiële Administratie, Studentenzaken, IT, Facilitaire Zaken, Public Rietveld & Projects en de afdeling P&O. Een doorsnede van de gemeenschap vormt de medezeggenschapsraad.

Diversiteit
De Gerrit Rietveld Academie streeft een bredere vertegenwoordiging van het personeel, studenten, partners en programma’s na die de diversiteit van de stad weerspiegelt. Iedereen die denkt daar een bijdrage aan te kunnen leveren wordt nadrukkelijk uitgenodigd om te reageren.

Interesse?
Stuur je sollicitatiebrief en CV naar vacatures@rietveldacademie.nl met als onderwerp ‘vacature personeels- en salarisadministrateur’ en we zullen je dan zo snel mogelijk aangeven hoe we verder gaan. De sluitingsdatum van deze vacature is 10 december 2023. We kijken uit naar je reactie! 

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.