Participatiebaan: Administratief Ondersteuner Ambtelijk Secretaris

Functie-inhoud

Inhoud functie
De functie van administratief ondersteuner ambtelijk secretaris bij Creative Business is als participatiebaan beschikbaar voor de doelgroep Wet Banenafspraak. Je staat dus in het doelgroepenregister van het UWV vermeld. De banenafspraak is een regeling tussen het kabinet en werkgevers om mensen met een ziekte of handicap, die ondersteuning nodig hebben om te werken, extra banen te bieden. Lees hier of je in aanmerking komt. Heb je twijfels of vragen, bel dan gerust eerst eens met Ronald Paalvast via telefoonnummer 06-46636179 of Nicole van Dijk via telefoonnummer 06-15279431.

Als je enthousiast bent geworden van de beschreven werkzaamheden, dan nodigen we je van harte uit om vrijblijvend met ons in contact te komen. Samen kunnen we dan onderzoeken wat voor jou een mooi takenpakket is en wat wij kunnen doen om dit samen met jou te laten slagen.

Jouw rol
Hogeschool Inholland is op zoek naar een nieuwe collega die ons team komt versterken in de ondersteuning van onze onderwijsprocessen. Ben jij georganiseerd, nauwkeurig en vind je het leuk om bij te dragen aan het soepel laten verlopen van administratieve en organisatorische processen? Dan is deze functie iets voor jou!

Het team waar jij deel vanuit gaat maken, werkt voornamelijk vanuit huis. Voor jou is het mogelijk om zowel thuis als op locatie te werken. Op locatie zijn er geen vaste werkplekken, maar je kunt wel een ruimte boeken, waar je soms samen met 1 of 2 anderen werkt. De werkplek bevindt zich op een school, dus er zijn veel studenten en collega’s in het gebouw aanwezig, wat voor prikkels kan zorgen. In je eigen werkruimte kun je echter rustig werken. Contact met studenten is er alleen via e-mail, terwijl je regelmatig met collega's uit het team communiceert via Teams, de mail of telefoon. Je werkt in eerste instantie 3 dagen van 4 uur per dag, met flexibele werkdagen, zoals maandag, dinsdag, donderdag of maandag, woensdag, donderdag. De werktijden en begintijden worden in overleg afgestemd, met een start ergens in de ochtend. In de toekomst kan het aantal uren uitbreiden naar 16 uur per week, als beide partijen hiermee akkoord gaan. Er is ruimte voor flexibele pauzes en werktijden, in overleg met jouw werkbegeleider.

In overleg en afhankelijk van jouw ervaring en inbreng, kun je bijdragen aan de volgende werkzaamheden:

Diploma- en studieprocesadministratie: Je houdt overzicht over de workflow en verwerkt dagelijks aanvragen voor diploma’s en propedeuses.

E-mailbeheer: Je categoriseert en structureert dagelijks de binnenkomende e-mails.

Studentregistratie: Je voert gegevens in en controleert deze in onze systemen, bijvoorbeeld voor intakeprocessen.

Notulen en documentenbeheer: Je redigeert maandelijks de notulen van opleidingscommissies en zorgt dat deze correct worden opgenomen in ons interne systeem.

Overzichten en rapportages: Je stelt periodieke overzichten op van studieresultaten en zorgt voor een duidelijke rapportage per periode.

Mandaten en machtigingen: Je ondersteunt bij het opstellen van mandaten, vooral aan het begin van een nieuw studiejaar.

Overzicht examencommissie: Je houdt bij welke studenten bij de examencommissie worden gehoord vanwege het niet voldoen aan de aanwezigheids- en participatieverplichting.

Beleidsdocumenten: Je stelt brieven en overzichten op, zoals instemmingsbrieven voor het onderwijs- en examenreglement (OER).

Vergaderplanning: Je plant vergaderingen en zorgt voor agenda’s en jaarkalenders voor betrokken teams en commissies.

Voorbereiden van formulieren: Je ondersteunt de examencommissies door formulieren en documenten op te stellen en te beheren.

Wie ben jij

• Je staat in het doelgroepenregister van het UWV vermeld. Indien dit niet het geval is, kom je niet in aanmerking voor deze functie;
• Mbo 4-werk en denkniveau, of mbo 3 met administratieve achtergrond. Je hoeft dus niet per se een diploma te hebben;
• Nauwkeurig werken en de capaciteit hebben om uiteindelijk zelfstandig te kunnen werken;
• Ervaren in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) en bij voorkeur ook met teams;
• Discreet omgaan met gevoelige informatie;
• Engels goed kunnen lezen en schrijven.
• Afhankelijk van jouw ontwikkeling kunnen taken aangepast of uitgebreid worden. We gaan daarover graag met je in gesprek.
• Let op: Deze functie is dus alleen bedoeld voor kandidaten die in het doelgroepenregister van het UWV vermeld staan. Twijfel je? Bel ons dan eerst even vrijblijvend.

Wat bieden wij

• Het betreft in eerste instantie een proefplaatsing met behoud van uitkering. Tijdens de proefplaatsing wordt onderzocht in hoeverre de functie past bij jouw mogelijkheden. Ook wordt gekeken naar mogelijke aanpassingen om de functie (indien nodig) passender te maken. Indien zowel jij als wij de proefplaatsing positief ervaren, dan bieden we jou een contract van minimaal 6 maanden aan. Deze functie kan voor langere tijd worden ingevuld.
• Een vast aanspreekpunt op de werkplek. Deze persoon werkt je in en blijft beschikbaar voor begeleiding en het beantwoorden van vragen over jouw werk.
• Een baan die past bij jouw talenten, jouw manier van werken en jou als persoon. Een baan waarin een duidelijk passend takenpakket komt en waar je de begeleiding en coaching krijgt die je nodig hebt om uiteindelijk jouw functie goed uit te kunnen voeren.
• De mogelijkheid om je werkzaamheden rustig op te bouwen. Uren kunnen bijvoorbeeld in overleg worden opgebouwd. We gaan stap voor stap en we breiden op jouw tempo uit.
• Een salaris van maximaal €3.411,77 (schaal 5) bruto per maand bij een fulltime dienstverband (wij kennen een 36-urige werkweek). De functie wordt op functie-inhoud en niveau op maat voor jou samengesteld. Jouw inschaling is daarom hiervan afhankelijk en wordt in overleg bepaald.
• Een werkweek van 12- 16 uur per week. De uren kunnen in de proefplaatsing opgebouwd worden en de werkdagen zijn bespreekbaar.
• Een goed te bereiken werkplek in Rotterdam. Alle gemaakte reiskosten met openbaar vervoer worden 100% vergoed. Je ontvangt een NS Businesscard. Reis je af en toe met eigen vervoer, weet dan dat je hierin beperkt vergoed wordt.
• Indien jouw proefplaatsing wordt omgezet naar een aanstelling bij Inholland, dan kun je gebruik maken van alle arbeidsvoorwaarden die onze hogeschool te bieden heeft. Onze hogeschool volgt de cao hbo, een uitstekend pakket aan primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Bekijk hier de volledige arbeidsvoorwaarden van Inholland.

Jouw werkomgeving
Je komt te werken in een klein en hecht team waar de sfeer informeel en open is. Je werkt voornamelijk met het team van Ambtelijk Secretarissen dat bestaat uit 4 mensen.

Bij het Ambtelijk Secretariaat mag je jezelf zijn. Je wordt onderdeel van onze open en vertrouwede werkomgeving met een diversiteit aan collega’s in een breed werkveld. Je komt te werken in een hecht team waarin we graag zien dat je elkaar stimuleert telkens dat stapje extra te zetten. Hoe kunnen we studenten en collega’s nog beter adviseren en informeren? Dat is de vraag die de verandering van onze afdeling nu in gang zet.

Werken bij Hogeschool Inholland: Het verschil zit in jou

Ontwikkelen met een open blik

Werken bij Hogeschool Inholland vraagt om een open blik naar jezelf en jouw omgeving. Je krijgt bij ons de ruimte om jouw unieke talenten verder te ontwikkelen. En talent gaat bij ons niet alleen over wat je kunt: bij Inholland gaat talent ook over wie je bent. Als professional én als mens. Iemand met lef. Passie om bij te dragen aan de ontwikkeling van onze studenten. Een open blik en onderzoekende houding. Je hebt bij onze hogeschool zelf de regie over jouw eigen loopbaan en dat stimuleren we. Omdat jij en jouw talent telt.

Persoonlijk en dichtbij

Onze hogeschool voelt als thuis, een plek waar je jezelf kunt zijn, gekend en gewaardeerd wordt om wie je bent. Onze benadering is persoonlijk, dichtbij en inclusief: iedereen telt mee. En bij alles wat we doen, kijken we hoe we elkaar kunnen aanvullen, helpen groeien, sterker maken.

Bij onze hogeschool word je uitgedaagd om out of the box te denken, kansen te signaleren en te pakken. Zo komen verschillende disciplines, invalshoeken en organisaties samen. En helpen we elkaar om grote uitdagingen aan te gaan en om onszelf én elkaar steeds verder te ontwikkelen, als professional en als mens.

Sollicitatieproces
Ben jij enthousiast geworden? Dan zien wij jouw sollicitatie graag tegemoet. Je kunt direct solliciteren. Een eerste terugkoppeling kun je heel snel van ons verwachten. We gaan direct met jou onderzoeken of dit jouw nieuwe baan kan worden.

Kom je in aanmerking voor de functie? Dan vindt er een eerste selectiegesprek plaats bij onze externe partner voor de banenafspraak: stichting Jobstap. Bij de eerste kennismaking mag je iemand meenemen voor het gesprek. Bij gebleken geschiktheid vindt er een kennismaking plaats op locatie bij Inholland. Word jij onze nieuwe collega? Dan verwelkomen we je graag zo spoedig mogelijk in ons team.

We sluiten de vacature wanneer we een match hebben gevonden of uiterlijk zondag 2 februari 2025.

Heb je vragen of misschien ben je nieuwsgierig geworden naar de werkomgeving? Neem dan eens contact op met onze adviseurs banenafspraak en loopbaanontwikkeling. Zij kunnen jouw inhoudelijke vragen beantwoorden over de invulling van deze functie:

Ronald Paalvast: 06-4663 6179 of Nicole van Dijk: 06-1527 9431.

Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aanvraag maakt onderdeel uit van de werving en selectie procedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Contactgegevens
Yvonne Matze
+31 6 29691997