Terug naar de vacatures

Medewerker Frontoffice FZ&IT

Geplaatst: 22-09-2022
Sluitingsdatum: 13-10-2022
Organisatie
De Haagse Hogeschool
Standplaats
Den Haag 
Functietype
Ondersteunend / Staf 
Opleidingsniveau
HBO, MBO en lager 
Dienstverband
Vast 
Aanstellingsomvang
min. 1 fte, max. 1 fte 
Salarisschaal
max. 7 (€2.411,30 - €3.264,65) 
Opleidingssector
Stafdienst (algemeen) 

Functie-inhoud

Ben je communicatief sterk en staat gastvrijheid bij jou hoog in het vaandel? Heb jij hiernaast ook affiniteit met IT en kun jij oplossingsgericht denken? Dan is de functie medewerker Frontoffice FZ&IT misschien wel wat voor jou!

Wat ga je precies doen? 
In deze functie ben je het eerste aanspreekpunt voor de Dienst FZ&IT, hier probeer jij zo veel mogelijk vragen van medewerkers en studenten te beantwoorden. Wanneer je zelf geen antwoord hebt op de vraag, zorg jij dat je de klant op weg helpt door ofwel de vraag voor de klant uit te zetten bij een van onze backoffices, of de klant te informeren, waar zij hun benodigde informatie vandaan kunnen halen.

Zo komt er bijvoorbeeld via ons online meldingssysteem een IT-vraag binnen van een medewerker, die niet meer in kan loggen in Microsoft Teams. Tijdens het oppakken van de melding gaat de telefoon. Je parkeert de melding en neemt met een glimlach de telefoon op. De klant geeft aan, dat er een koffieautomaat in storing staat. Door middel van het stellen van vragen, probeer jij de locatie en de foutmelding te achterhalen en maak je een melding aan richting de leverancier. Nadat je hebt opgehangen, ga je terug naar de IT-vraag van de medewerker. Je plant samen een afspraak in en via screenshare kijk je met de medewerker naar het probleem. Je constateert dat de Microsoft Teams versie verouderd is en helpt de medewerker met het uitvoeren van een update. De medewerker kan weer inloggen, vervolgens rapporteer je jouw bevindingen in de melding en sluit deze.

Terwijl jij in de backoffice de telefoon beantwoordt en meldingen oppakt, is je ene collega klanten met soortgelijke vragen aan het helpen aan de balie. Je andere collega zit bij de receptie en ontvangt hier bezoekers en beantwoordt wat meer algemenere vragen. Onze medewerkers zijn van alle markten thuis, maar we vinden het vooral belangrijk om de kwaliteiten van onze medewerkers te benutten door hen op de juiste plek in te zetten.

Je taken op een rij:

  • Je vindt het leuk om 1e lijn vragen op te lossen, gebruikers te ondersteunen met vragen over onder andere Microsoft365, IT-accounts, software, hardware en facilitaire zaken;
  • Je maakt gebruik van het servicemanagementsysteem (TOPdesk) om op gestructureerde wijze meldingen te registreren, controleren, analyseren en prioriteren;
  • Je houdt de voortgang van de meldingen bij de 2e lijn in de gaten en escaleert waar nodig;
  • Je krijgt de mogelijkheid om mee te werken aan diverse projecten;
  • Je levert gevraagd en ongevraagd een bijdrage aan de optimalisatie van de processen.

Jouw profiel 
Voor deze vacature zijn we op zoek naar een resultaatgerichte Frontoffice Medewerker. Je hebt een praktische, flexibele en dienstverlenende instelling. Je bent stressbestendig en kunt - wanneer nodig - snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Je bent een teamplayer, die ook goed zelfstandig kan werken.

Voldoe je daarnaast aan onderstaande functie-eisen? Dan ontvangen we graag jouw sollicitatie!

  • Je hebt HBO werk- en denkniveau en bent minimaal in het bezit van een MBO niveau 4 diploma (bij voorkeur in de richting van Facilitair, IT of Hospitality);
  • Je hebt affiniteit met IT en aantoonbare kennis en ervaring met Microsoft365, SharePoint en servicemanagementsystemen (ervaring met TOPdesk is een pré);
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en tevens een goede beheersing van de Engelse taal in zowel woord als geschrift;
  • Een flexibele werkhouding t.o.v. werktijden en locaties binnen de Haagse Hogeschool. De werktijden zijn van maandag tot en met donderdag van 08.00-21.30 uur, vrijdag van 08.00 -19.30 uur en op zaterdag en zondag van 10.00-18.30 uur. We werken met 8-uurs diensten. Binnen het team wordt er gerouleerd met de avond- weekenddiensten, waardoor het aantal van deze diensten laag is en evenredig verdeeld worden.

Wat bieden wij?
Je komt te werken in een leuk team met veel ontwikkelmogelijkheden, passie voor werk en gericht op collegialiteit en klantgerichtheid. We zijn niet vies van hard werken en gaan door waar anderen stoppen.

  • Een arbeidsovereenkomst van een jaar met mogelijkheid tot verlenging (D4), met een omvang van 1,0 fte; 40 uur per week;
  • Een salaris van minimaal € 2.411,30 en maximaal € 3.264,65 bruto per maand (schaal 7) bij een volledige werkweek;
  • Vind hier onze aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden.

Wil je meer weten over werken bij De Haagse?
Jonge mensen voorbereiden op de toekomst, dat doet De Haagse Hogeschool. We delen onze kennis en geven studenten bagage mee, waarmee ze stevig in hun schoenen staan. Dat doen we met drie centrale thema’s: wereldburgerschap, internationalisering en netwerken. Studenten kunnen hierdoor bewust kijken naar de wereld om hen heen. Hun leven lang.
Als Hogeschool staan we midden in de samenleving en we willen daarvan ook een afspiegeling vormen. Naast onze diversiteit aan studenten, hecht De Haagse Hogeschool waarde aan een divers personeelsbestand. De Haagse Hogeschool streeft een inclusieve campus na met een diverse studenten- én medewerkerspopulatie, waarin gelijke kansen centraal staan.

Wil je meer weten over de unit? 
De unit Klantmanagement, Frontoffice & Support is het loket voor de eindgebruiker. De unit levert eerstelijns ondersteuning, waarbij (persoonlijk) contact wordt gelegd bij het bieden van adviezen en oplossingen. Daar waar een probleem niet oplosbaar is, wordt een directe lijn gelegd naar de andere units van de dienst FZ&IT of andere diensten. In de unit (team Frontoffice en team Support) wordt specifiek aandacht besteed aan nabijheid van dienstverlening aan het onderwijs, onder meer door middel van facilitaire en IT ondersteuning. Het team Frontoffice FZIT verzorgt de eerstelijnsafhandeling van klachten, wensen, informatie en storingen van de eindgebruiker. 

Hoe gaat het solliciteren voor de functie van medewerker Frontoffice? 
Je kunt tot en met 13 oktober 2022 uitsluitend direct, online solliciteren via de sollicitatiebutton op de website van De Haagse Hogeschool.
Je solliciteert door het beantwoorden van vier vragen en het uploaden van je CV. Na de brievenselectie nodigen we een aantal kandidaten uit voor een gesprek. 
We streven er naar onze sollicitatiegesprekken op de Hogeschool te voeren.

Ben jij onze nieuwe collega?
Om onze nieuwe collega te worden, geef je in je motivatie alleen antwoord op de volgende vier vragen. Licht dat steeds toe in maximaal 200 woorden per vraag.

  1. 1. In wat voor team kom jij tot je recht en hoe belangrijk vind jij team-samenwerking?
  2. 2. Licht aan de hand van een voorbeeld toe, dat jij onder druk goed en nauwkeurig kunt presteren.
  3. 3. Als Frontoffice Medewerker heb je veel klantcontact. Welke van jouw vaardigheden komen daar goed tot zijn recht?
  4. 4. Beschrijf hoe jij snel kunt schakelen tussen verschillende werkzaamheden en hoe jij timemanagement hierop inzet.

 

Wil je meer informatie?                           
Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Gözde Kundakci, Teamleider Facilitaire Zaken & IT, via e-mail: g.kundakci@hhs.nl.
Wil je meer informatie over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Maurice van Venetiën, adviseur Resourcing, via 06-42513732 of via e-mail vacatures@hhs.nl.

Solliciteren kun je doen via de sollicitatiebutton, op deze e-mailadressen worden geen sollicitaties in behandeling genomen. 
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. 

Direct solliciteren

Spreekt deze vacature je aan? Solliciteer dan direct

Solliciteer direct