Terug naar de vacatures

Medewerker Evenementen (0,8 fte)

Geplaatst: 05-09-2019
Sluitingsdatum: 22-09-2019
Organisatie
Hogeschool Leiden
Standplaats
Leiden (Zuid-Holland) 
Functietype
Ondersteunend / Staf 
Opleidingsniveau
HBO 
Dienstverband
Tijdelijk, Vast 
Aanstellingsomvang
min. 0.8 fte, max. 0.8 fte 
Salarisschaal
max. 7 (€2.212,26 - €2.995,17) 
Opleidingssector
Stafdienst (algemeen) 

Functie-inhoud

De functieAls medewerker Evenementen ben je verantwoordelijk voor de facilitaire organisatie van evenementen binnen Hogeschool Leiden (circa 400 per jaar). Bijvoorbeeld de organisatie van een diploma-uitreiking, Open Dag, introductieweek of symposium. Tevens ondersteunt de afdeling Evenementen de roosteraars met diverse ruimtereserveringen, zowel binnen de eigen locaties als daarbuiten.Je draagt zorg voor het gehele traject van de aanvraag tot de afsluitende evaluatie. Dit doe je in samenwerking met je directe collega’s, maar ook samen met je collega’s van de verschillende afdelingen binnen het Facilitair Bedrijf, zoals servicedesk, catering, huisvesting, beveiliging, schoonmaak en de conciërges. Ook werk je nauw samen met overige ondersteunende Diensten, zoals Marketing & Communicatie en het Team Roosteren.De taken
  • Voeren van intakegesprekken;
  • Opvragen van offertes (intern/extern);
  • Organiseren van evenementen in samenwerking met betrokken interne/externe partijen;
  • Correcte administratie van inkomende en uitgaande informatie via een facilitair management systeem;
  • Aanspreekpunt zijn gedurende het evenement;
  • Opstellen van managementrapportages en evaluatiedocumenten;
  • Adviseren over organisatie van evenementen.

Organisatie

Hogeschool Leiden is een multisectorale hogeschool in het hart van de Randstad. Ons aanbod bestaat uit voltijdse bacheloropleiding, deeltijd/duaal opleidingen en masteropleidingen. Het onderwijs en onderzoek richt zich op de thema’s jeugd, gezondheidszorg en life sciences. Deze sluiten aan bij de behoeften en ontwikkelingen in de regio en de regionale economische agenda. Het werkveld is actief betrokken bij de vormgeving en uitvoering van ons onderwijs. De hogeschool heeft circa 10.000 studenten en rond de 1000 medewerkers. De opleidingen zijn ondergebracht in vijf Faculteiten.

Afdeling

Facilitair BedrijfAls medewerker Evenementen maak je onderdeel uit van het Facilitair Bedrijf. Het Facilitair Bedrijf is gepositioneerd als ondersteunende dienst, die aansluit bij het primaire proces. De deelgebieden van het Facilitair Bedrijf zijn: Huisvesting, Inkoop, Schoonmaak, Catering, Evenementen, Technische Zaken, Beveiliging, Conciërge, Receptie, Repro, BHV, Veiligheid, Milieu en de Servicedesk.Je bent werkzaam in een klein team, dat bestaat uit drie medewerkers evenementen en je direct leidinggevende, manager Servicedesk & Services.Missie Facilitair BedrijfHet Facilitair Bedrijf is een professionele partner voor de Faculteiten en Diensten.Gezamenlijk creëren we een veilige en vertrouwde leergemeenschap waarin ontmoeten, samen leren, onderzoeken en innoveren centraal staat. Wij stellen met elkaar de studenten in staat succesvol te studeren om 'professionals van de toekomst’ te worden.Visie Facilitair BedrijfMedewerkers van het Facilitair Bedrijf zijn professioneel en servicegericht. Bij ons is vakkennis en ruime expertise aanwezig. Onze medewerkers werken op uniforme wijze binnen afgesproken kaders. Wij blijven ons continu ontwikkelen en werken onderling samen. Plezier in het werk en vitaliteit is belangrijk. Zo kijken we steeds wie op welke moment in het proces met welke rol betrokken is. Dit werkt efficiënt. Wij spelen in op trends en ontwikkelingen binnen ons vakgebied. Samen met de Faculteiten en Diensten zorgen we voor co creatie. Daarbij zijn we open en toegankelijk. Belangrijke waarden voor ons zijn: respect, integer, betrokken, positief en verantwoordelijk.

Functie eisen

Je bent in het bezit van een HBO diploma. Een diploma van de opleiding Facility Management en/of Eventmanagement is een pre. Je hebt aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie.Je beschikt over organisatorische vaardigheden, gaat oplossings- en servicegericht te werk. Je bent een zelfverzekerde persoonlijkheid, die graag werkzaam is in een dynamische omgeving. Je bent communicatief sterk, werkt gestructureerd c.q. zorgvuldig, hebt oog voor detail en bent gewend onder tijdsdruk te werken, waarbij je prioriteiten juist weet te stellen. Je werkhouding kenmerkt zich in het kritisch kunnen luisteren en doorvragen bij klanten. Daarnaast denk je graag op een creatieve wijze mee.

Arbeidsvoorwaarden

De CAO-HBO is van toepassing. De arbeidsovereenkomst is voor bepaalde tijd voor de duur van een jaar. Het salaris is minimaal € 2212,26 en maximaal € 2995,17 (schaal 7) bruto per maand op basis van een volledig dienstverband (36 uur).

Contact informatie

Informatie over de functie kan worden ingewonnen bij Ineke Vinkenvleugel, per e-mail: vinkenvleugel.i@hsleiden.nl of telefonisch op 06 -52781726.Uw sollicitatie inclusief curriculum vitae kunt u tot 23 september, onder vermelding van vacaturenummer 86/2019/FB, mailen naar: werving-selectie@hsleiden.nlDe interne en externe sollicitatieprocedure lopen tegelijkertijd. Bij gelijke geschiktheid genieten interne kandidaten de voorkeur.Wij verzamelen de persoonlijke gegevens uitsluitend voor de selectie. De persoonsgegevens zullen worden vernietigd uiterlijk 4 weken na het afronden van de procedure. Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Hogeschool Leiden kun je vinden op de website https://www.hsleiden.nl/over-hl/organisatie/rechtsbescherming-en-reglementen/gedragsregels-en-rechtsbeschermingAcquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Direct solliciteren

Spreekt deze vacature je aan? Solliciteer dan direct

Solliciteer direct