Terug naar de vacatures

Manager Onderwijslogistiek (0,8 – 1,0 fte)

Geplaatst: 09-05-2019
Sluitingsdatum: 26-05-2019
Organisatie
Hogeschool Leiden
Standplaats
Leiden (Zuid-Holland) 
Functietype
Management / Leidinggevend 
Opleidingsniveau
HBO, WO 
Dienstverband
Tijdelijk, Vast 
Aanstellingsomvang
min. 0,8 fte, max. 1 fte 
Salarisschaal
max. 12 (€4.326,54 - €5.564,23) 
Opleidingssector
Stafdienst (algemeen) 

Functie-inhoud

De functie van manager onderwijslogistiek vraagt een combinatie van lijnmanagement en processturing. Naast hiërarchisch leidinggevende van het team SVA & Minoren vervul je een rol als monitor van het planproces. Je ondersteunt vanuit deze rol de vijf onderwijsmanagers die namens de opleidingen van hun faculteit de portefeuillehouders zijn voor verschillende onderwijslogistieke onderwerpen. Deze manier van werken is nieuw voor de organisatie van Hogeschool Leiden. De focus ligt daarom in eerste instantie alleen op het implementeren van een hogeschool brede logistieke kalender voor het tot het plan- en roosterproces. Op termijn kan deze rol worden uitgebreid naar andere logistieke ketens, bijvoorbeeld de toetsketen.
Aansturing team SVA & Minoren
Je ben hiërarchisch leidinggevende van het team SVA (StudieVoortgangsAdministratie) en van de Minoren coördinator. Het team SVA levert de voorwaarden voor tijdige en betrouwbare registratie van studieresultaten in het centrale student informatiesysteem Osiris. Daartoe bouwt en beheert zij examenprogramma’s en voorziet zij examencommissies van getuigschriften. De Minoren coördinator organiseert Hogeschoolbreed alles rond de minoren. Als manager zorg je voor goede teamgeest binnen de afdeling en bewaak je de kwaliteit van het werk. Je kijkt over de grenzen van de afdeling naar het gehele proces en overlegt met de partijen die daarin acteren, zoals SLB docenten, examinatoren, onderwijsmanagers en onze juristen, zodat het proces optimaal verloopt. Het team bestaat uit vier personen. U rapporteert aan de Directeur O&A. 
 
Faciliteren van de logistieke kalender
Je beheert de Hogeschool brede logistieke kalender, waarin het logistieke proces op hoofdlijnen wordt weergegeven. Samen met de onderwijsmanagers zorg je ervoor dat de logistieke kalender met mijlpalen is vastgesteld en er gezamenlijke afspraken zijn gemaakt, bijvoorbeeld over de kwaliteit en volledigheid van de gebruiksdata. Je volgt het afgestemde logistieke proces, zowel door het bevragen van de deelnemers aan het proces over de voortgang, als ook door het raadplegen van systeeminformatie. Als er een knelpunt ontstaat met risico op het missen van een mijlpaal, dan overleg je met de betrokken onderwijsmanager om voor mitigatie te zorgen, mogelijk betrek je ook andere partijen zoals functioneel beheer of een informatiespecialist.
 
Curriculum ontwikkeling en veranderaanpak
Bij wensen van het onderwijs om het onderwijs te vernieuwen ga je met de onderwijsmanager in gesprek om de gewenste verandering voor de student te formuleren en te (laten) realiseren. Je bent in staat om de vertaling te maken van de verandering in het onderwijs naar de impact op de onderwijslogistieke ketens, op de werkwijze bij het onderwijs en op het gebruik van systemen. Op basis hiervan stel je met de onderwijscollega’s de veranderaanpak vast om samen tot resultaat te komen.
 
Samenwerking dienst IVT (Informatievoorziening en Technologie)
Als een faculteit of een opleiding behoefte heeft aan periodieke stuurinformatie, dan ondersteun je de dienst IVT bij het proces om te komen tot adequate stuurinformatie voor het onderwijs met juiste interpretatie en periodieke oplevering. Tevens werk je vanuit jouw kennis en expertise van onderwijslogistiek samen met de informatiemanager om de logistieke informatieketen effectief in te richten, met logische stappen en optimaal gebruik van systemen.

Organisatie

Hogeschool Leiden is een multisectorale hogeschool in het hart van de Randstad. De hogeschool heeft ongeveer 11.000 studenten en 1.100 medewerkers. Het onderwijs wordt gegeven binnen vijf faculteiten met een eigen identiteit, die samenhangt met het karakter van de opleidingen en de verschillende beroepen en werkvelden waarvoor wordt opgeleid.
 

Afdeling

Binnen de dienst O&A (Onderwijsondersteuning en Administraties) werken zes managers die verantwoordelijk zijn voor de volgende functies: 

  • studentvoorzieningen (Mediacentrum, Decanaat)
  • onderwijsondersteuning (secretariaat examencommissies, Studentinschrijving en voortgangsadministratie, minorenorganisatie),
  • onderwijslogistiek (toetsorganisatie),  
  • HRM beheer (personeelsadministratie en salarisadministratie)
  • financiële administratie

De dienst levert bovenstaande onderdelen van bedrijfsvoering aan de vijf faculteiten van Hogeschool Leiden en aan collega diensten.

Functie eisen

Jouw persoonlijkheid kenmerkt zich door de volgende kernwoorden:
betrouwbaar en behendig, kalm en krachtig, verstandig en verbindend, intelligent en innemend, luisterbereid en leidend.
Je bent een ‘verbindingsofficier’ tussen onderwijs en ondersteuning die daarmee resultaat weet te boeken.
Je brengt beweging, je hebt visie en geduld. 
Je creëert overzicht, formuleer heldere afspraken en spreekt collega’s daarop aan. 
Je bent een uitstekende communicator met impact en met organisatiesensitiviteit.
Kennis en competenties
  • Je beschikt over een HBO +/universitair werk- en denkniveau 
  • Je hebt ervaring in het hoger onderwijs, met informatieketens en veranderingen in onderwijslogistieke processen 
  • Je hebt affiniteit met onderwijs systemen zoals Osiris en Xedule en met digitale leeromgevingen en Office 365
  • Je schakelt met gemak tussen strategisch/tactisch en operationeel niveau 
  • Je hebt een sterk ontwikkeld analytisch denkvermogen
  • Je ziet de samenhang der dingen en kunt ook praktisch zijn
  • Je denkt in netwerken, ketens en processen

Arbeidsvoorwaarden

De CAO-HBO is van toepassing. Er wordt in eerste instantie een jaarcontract aangeboden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd. Afhankelijk van ervaring en opleiding is het salaris minimaal €4326,54 en maximaal €5564,23 (schaal 12) bruto per maand op basis van een volledig dienstverband.

Contact informatie

Informatie over de inhoud van de functie kan worden ingewonnen via Shalini Autar, management assistent , per mail autar.s@hsleiden.nl
 
Je sollicitatie inclusief curriculum vitae kunt u tot 27 mei 2019 onder vermelding van 38/2019/O&A mailen naar: werving-selectie@hsleiden.nl
De sollicitatiegesprekken vinden plaats op maandag 3 juni 2019 vanaf 10:00 uur. Geselecteerde kandidaten ontvangen uiterlijk woensdag 29 mei 2019 een uitnodiging.
Een assessment maakt onderdeel uit van de selectieprocedure en is gepland op woensdag 12 juni 2019. De laatste gespreksronde vindt plaats op donderdag 20 juni 2019.
De interne en externe sollicitatieprocedure lopen tegelijkertijd. Bij gelijke geschiktheid genieten interne kandidaten de voorkeur.
Wij verzamelen de persoonlijke gegevens uitsluitend voor de selectie. De persoonsgegevens zullen worden vernietigd uiterlijk 4 weken na het afronden van de procedure. Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Hogeschool Leiden kun je vinden op de website https://www.hsleiden.nl/over-hl/organisatie/rechtsbescherming-en-reglementen/gedragsregels-en-rechtsbescherming
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Direct solliciteren

Spreekt deze vacature je aan? Solliciteer dan direct

Solliciteer direct