Terug naar de vacatures

Managementassistent(e)

Geplaatst: 19-09-2022
Sluitingsdatum: 02-10-2022
Organisatie
De Haagse Hogeschool
Standplaats
Den Haag 
Functietype
Ondersteunend / Staf 
Opleidingsniveau
HBO, MBO en lager 
Dienstverband
Vast 
Aanstellingsomvang
min. 0.8 fte, max. 0.8 fte 
Salarisschaal
max. 7 (€2.411,30 - €3.264,65) 
Opleidingssector
Stafdienst (algemeen) 

Functie-inhoud

Ben jij de duizendpoot die alles in de gaten heeft en meerdere ballen tegelijk in de lucht weet te houden? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?
Als managementassistent(e) draag je zorg voor de afstemming van de uitvoering van één of meer managementteamleden binnen de faculteit BFM en de daaruit voortvloeiende logistieke en administratieve processen ter ondersteuning van enkele managementteamleden. Daarmee is de managementassistent(e) de spil van het organisatieonderdeel voor wat betreft ondersteuning van de dagelijkse voortgang en een belangrijke schakel in de kwaliteitsbeheersing. 

  • Je zorgt zelfstandig - waar mogelijk proactief - voor het afhandelen van telefoon, e-mail, post en agendabeheer van de managers die je ondersteunt;
  • Je plant en organiseert activiteiten, studiedagen en vergaderingen zelfstandig. Je zorgt voor de voorbereiding van vergaderingen t.b.v. de managers en verzorgt de notulering daarvan;
  • Je organiseert de in- en uitdiensttreding van personeel en dossiervorming van het personeel. Je neemt initiatieven op gebied van “lief en leed”. Je ondersteunt het management bij de uitvoering van de jaarlijkse personeels-ontwikkel-cyclus;
  • De logistieke uitvoering van medewerkershuisvesting binnen de faculteit valt onder jouw verantwoordelijkheid;
  • In opdracht van het management draag jij zorg voor de interne communicatie; denk hierbij aan het op- en bijstellen van nieuwsbrieven en de publicatie van informatie op het intranet van de faculteit;
  • Je ondersteunt het onderwijsproces van de opleidingen door controle uit te voeren op aanwezigheid van relevante documenten op de gemeenschappelijke (SharePoint) site van de opleiding(en) en het beheren van de toegang tot de betreffende informatie.

Jouw profiel
Wij zijn op zoek naar een enthousiaste collega met een proactieve werkhouding en flexibele instelling. Je hebt een klantgerichte instelling richting studenten, docenten, collega’s en externen. Je hebt ervaring met het stroomlijnen van processen. Het opzetten en beheren van een archiveringssysteem is een van jouw taken. Om een goede match te kunnen maken lezen we in jouw CV in ieder geval dat:

  • Je beschikt minimaal over een afgeronde MBO niveau 4 opleiding op secretarieel gebied;
  • Je hebt minimaal 3 jaar (recente) werkervaring als managementassistente/secretaresse bij voorkeur binnen een onderwijsomgeving;
  • Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.

Als wij met jou in gesprek gaan, dan weet jij ons te overtuigen met voorbeelden uit jouw werkervaring waaruit duidelijk wordt dat jij:

  • Goed kan omgaan met drukke en rustige periodes;
  • Over uitstekende administratieve, secretariële en organisatorische vaardigheden beschikt;
  • Resultaatgericht bent, proactief en in staat zelfstandig en planmatig te werken;
  • Een praktische, flexibele instelling en houding hebt.

Wat bieden wij?

  • Een aanstelling van 0,8 fte (32 uur), met ingang zo snel mogelijk, voor de periode van één jaar met uitzicht op verlenging;
  • Een salaris van maximaal € 3.264,65 bruto per maand (schaal 7) bij een volledige werkweek , exclusief 8% vakantiegeld;
  • Lees meer over onze aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden.


De Faculteit Business, Finance & Marketing
De Faculteit Business, Finance & Marketing van De Haagse Hogeschool verzorgt het onderwijs aan circa 4.500 studenten van de opleidingen Accountancy, Commerciële Economie, Finance & Control, International Business en Ondernemerschap & Retail Management. De circa 250 enthousiaste medewerkers van de faculteit bieden studenten een krachtige leeromgeving, een uitstekende accommodatie en de garantie op een kwalitatief hoogwaardige opleiding.
Je wordt aangenomen binnen het Faculteitsbureau, waarin we met ca. 30 collega’s het onderwijs optimaal faciliteren. Binnen dit team werk je nauw samen met de medewerker interne communicatie en de faculteitsadviseur Marketing.

De Haagse Hogeschool als inclusieve campus
De Haagse Hogeschool wil een inclusieve campus zijn. Daarom staan gelijke kansen bij ons centraal en streven we naast een diverse studentenpopulatie naar een grote diversiteit aan medewerkers. Als hogeschool staan we immers midden in de samenleving en dienen we daar een afspiegeling van te vormen. Daarom hechten wij veel waarde aan het optimaal benutten van verschillende perspectieven en achtergronden van onze medewerkers. Zo vinden we nog meer aansluiting bij onze studenten en de veranderende wereld om ons heen.

Ben jij onze nieuwe collega?
Je kunt uitsluitend direct, online solliciteren met cv en motivatiebrief via onderstaande button. Je kunt reageren tot en met 2 oktober 2022. Zodra je hebt gereageerd, bekijken wij de mogelijkheden om jou een passende baan aan te bieden. We plannen dan in overleg met jou een afspraak voor een gesprek in.

Wil je meer informatie?
Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Patrizia Ronchi (teamleider Bedrijfsvoering BFM) via het secretariaat, op telefoonnummer 070 445 7957.
Wil je meer informatie over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Pamela Schmitt-Leidsman, (adviseur Resourcing), via e-mail: vacatures@hhs.nl.

Solliciteren kun je doen via de sollicitatiebutton, op deze emailadressen worden geen sollicitaties in behandeling genomen.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Direct solliciteren

Spreekt deze vacature je aan? Solliciteer dan direct

Solliciteer direct