Terug naar de vacatures

Managementassistent M&O

Geplaatst: 16-10-2020
Sluitingsdatum: 28-10-2020
Organisatie
De Haagse Hogeschool
Standplaats
Den Haag 
Functietype
Ondersteunend / Staf 
Opleidingsniveau
MBO en lager 
Dienstverband
Tijdelijk, Vast 
Aanstellingsomvang
min. 0.6 fte, max. 0.6 fte 
Salarisschaal
max. 7 (€2.273,10 - €3.077,54) 
Opleidingssector
Economie 

Functie-inhoud

Ben jij de “spin in het web” die ons team van managementassistenten kan versterken? Ben jij die proactieve en energieke managementassistent die houdt van plannen en organiseren?


Wat ga je doen?
Als managementassistent ondersteun en ontzorg je de opleidingsmanager van de (internationale) opleiding communicatie en de manager faculteitsbureau. Doordat jij hen de complexere secretariële, administratieve en logistieke taken uit handen neemt, kunnen zij zich focussen op alle belangrijke zaken rondom het onderwijs. Je organiseert (online) overleggen, vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen. Jij bereidt alles van A tot Z goed voor, faciliteert waar nodig en houdt de digitale agenda(‘s) bij. De verslaglegging van vergaderingen, het vastleggen van afspraken en het bijhouden van acties is bij jou in goede handen.

 

Naast het verwerken van personele mutaties voer je diverse administratieve taken uit. Je verricht bestellingen in inkoopnet en je zorgt ervoor dat de correspondentie foutloos de deur uitgaat. Denk aan mailings, informatievoorziening aan studenten, berichten op intranet en nieuwsbrieven. In de dynamiek van alledag, waarin voortdurend nieuwe vragen op je afkomen, kijk je steeds hoe je Lean kunt blijven werken. Een uitgebreide functie met veel mogelijkheden!

 

Jouw profiel
Wij zijn op zoek naar een proactieve, enthousiaste collega met een klant- en servicegerichte houding die energie krijgt van plannen en organiseren. Je werkt secuur, signaleert knelpunten en doet waar nodig verbetervoorstellen.

 

Om ons in staat te stellen jou een passende baan aan te bieden, lezen wij in jouw cv in ieder geval dat jij:

  • beschikt over een secretarieel mbo-diploma;
  • beschikt over enkele jaren aantoonbare werkervaring als managementassistent/secretaresse;
  • zeer ervaren bent in het werken met het MS Office-pakket;
  • een uitstekende beheersing hebt van de Nederlandse en Engelse taal (i.v.m. de internationale communicatie opleiding en team) in woord en geschrift.

 

Verder wordt tijdens ons gesprek uit jouw voorbeelden over jouw werk duidelijk dat jij:

  • hoge eisen stelt aan de kwaliteit van jouw producten en dienstverlening;
  • beschikt over organisatietalent;
  • reageert en anticipeert op de wensen en behoeften vanuit de opleiding;
  • steeds op zoek bent naar mogelijkheden om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen.


Wat bieden wij?
Vanuit het faculteitsbureau ondersteun je, samen met vier collega’s, vijf opleidingen, drie lectoren en de manager faculteitsbureau. Je komt te werken in een leuk en resultaatverantwoordelijk team. Binnen het team heerst er een open, informele en collegiale werksfeer.

 

  • Een arbeidsovereenkomst van een jaar (D3), met een omvang van 0,6 fte, 24 uur per week;
  • Een salaris van minimaal € 273,10 tot maximaal € 3.077,54 (schaal 7) bruto per maand bij een volledige werkweek;
  • 8% vakantietoeslag;
  • Een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%;
  • Een zeer ruime verlofregeling van ongeveer 53 dagen bij een fulltime aanstelling, inclusief de verplichte vrije dagen en de nationale feestdagen;
  • Een zeer goed te bereiken werkplek: zowel met de trein (we zitten naast station Hollands Spoor), als met de auto (ruime parkeergelegenheid), ook vanuit bijvoorbeeld Delft, Rijswijk, Rotterdam, Utrecht en Amsterdam;
  • De ruimte en middelen voor professionele en persoonlijke ontwikkeling;
  • Een groot netwerk en dynamische omgeving, te midden van gedreven studenten en medewerkers.

 

Over de werkplek 
Het faculteitsbureau is het hart van de faculteit en werkt samen met de opleidingen aan fantastisch onderwijs en onderzoek. We luisteren naar de wensen van de opleidingen en vertalen deze naar goede werkprocessen. We verbinden en ondersteunen en nemen eigenaarschap voor ons werk. We werken resultaatgericht en benutten de ruimte tussen de grenzen van wat we in de hogeschool met elkaar hebben afgesproken. Onze focus ligt op het zoeken naar oplossingen voor dienstverleningsvraagstukken en aan het werken aan het versterken van een kwaliteitscultuur, de sfeer op de afdeling en het niveau van serviceverlening. Je maakt onderdeel uit van het team Bedrijfsvoering/BAK, dat aangestuurd wordt door een teamleider.

 

De Haagse Hogeschool als inclusieve campus
De Haagse Hogeschool wil een inclusieve campus zijn. Daarom staan gelijke kansen bij ons centraal en streven we naast een diverse studentenpopulatie naar een grote diversiteit aan medewerkers. Als hogeschool staan we immers midden in de samenleving en dienen we daar een afspiegeling van te vormen. Daarom hechten wij veel waarde aan het optimaal benutten van verschillende perspectieven en achtergronden van onze medewerkers. Zo vinden we nog meer aansluiting bij onze studenten en de veranderende wereld om ons heen.

 

Ben jij onze nieuwe collega?
Denk jij dat jij en de functie een goede match zijn en ben je enthousiast geworden? Solliciteer dan met cv en een korte motivatiebrief. Je kunt tot en met woensdag 28 oktober 2020 uitsluitend direct, online solliciteren via de sollicitatiebutton op de website van De Haagse Hogeschool. Kort nadat jij hebt gesolliciteerd, bekijken wij of we verwachten jou een passende baan te kunnen aanbieden. Als dat zo is, dan nodigen we jou uit voor een gesprek. De sollicitatiegesprekken vinden plaats op dinsdag 3 november 2020.


Wil je meer informatie?
Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Lisette Meijer, teamleider BAK/Bedrijfsvoering via e-mailadres e.h.meijer@hhs.nl.
Wil je meer informatie over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Rachel van Veghel, Adviseur Resourcing, 070-445 8612 of vacatures@hhs.nl

 

Solliciteren kun je doen via de sollicitatiebutton, op deze e-mailadressen worden geen sollicitaties in behandeling genomen.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

 

Direct solliciteren

Spreekt deze vacature je aan? Solliciteer dan direct

Solliciteer direct