Terug naar de vacatures

Instituutssecretaris

Geplaatst: 25-07-2017
Sluitingsdatum: 20-08-2017
Organisatie
Hogeschool Utrecht
Standplaats
Utrecht 
Functietype
Ondersteunend / Staf 
Opleidingsniveau
HBO 
Dienstverband
Tijdelijk 
Aanstellingsomvang
min. 0,6 fte, max. 0,8 fte 
Salarisschaal
max. 11 (€3.392,46 - €4.661,12) 
Opleidingssector
Stafdienst (algemeen) 

Functie-inhoud

HANDS ON BELEIDSFUNCTIE VOOR INSTITUUTSDIRECTIES IN EEN DYNAMISCHE OMGEVING [VERLENGDE VACATURE]

Je ondersteunt de twee directies in de beleidsvoorbereiding en uitvoering op instituutsniveau in uiteenlopende portefeuilles, waaronder onderwijs, onderzoek en projecten. Je doet dit in samenwerking met collegas van andere instituten, de ondersteunende diensten en de bestuursdienst.

Je bent op de hoogte van inhoudelijke en bestuurlijke (landelijke) vraagstukken van het hoger onderwijs, dan wel in staat je vanuit een ander beleidsterrein hier snel op in te werken. Je hebt een uitstekend gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en je hebt ruime ervaring met beleids-  en besluitvorming in professionele organisaties. Daarmee draag je zichtbaar bij aan het optimaal functioneren van het instituut binnen de hogeschool en in samenwerking met onze partners.

Je weet snel goede contacten te leggen in de hele organisatie en je positie optimaal in binnen de hogeschool. Je hebt een sterke organisatiesensitiviteit en weet deze uitstekend in te zetten voor het instituut. Je verstaat de kunst om te denken en handelen vanuit een helicopterview en als zodanig ben snel je een gewaardeerd sparringpartner voor de instituutsdirecteur.

Als instituutssecretaris maak je deel uit van het instituuts-MT van elk instituut. Je bereidt in opdracht van de instituutsdirecteur beleid voor op meerdere terreinen: strategie, kennisorganisatie, kwaliteitszorg, regelgeving, communicatie , studentenbeleid.
De volgende werkzaamheden behoren tot je functie: 

  • Je volgt en vertaalt relevante (internationale) ontwikkelingen op het gebied van (hoger) onderwijs in de economische en creatieve sector naar het instituut voor Communicatie
  • Je adviseert gevraagd en ongevraagd over de ontwikkeling van de Instituut(als kennisorganisatie);
  • Je verzamelt, beoordeelt en levert managementinformatie op en maakt (kwaliteits- en strategische) rapportages voor de instituutsdirecteur en Hogeschool Utrecht volgens de gehanteerde formats en richtlijnen;
  • Je vervult periodiek een verbindende functie in de accreditatiecyclus van de betreffende opleidingen*
  • Je vertaalt wettelijke- en hogeschoolregelingen op het gebied van onderwijs naar instituutsbeleid i.s.m. collega’s van diensten;
  • Je vertegenwoordigt de instituten op diverse beleidsterreinen i.o.m de directeur;
  • Je neemt deel aan projecten binnen de instituten in de rol van projectleider, -lid dan wel als ambtelijk secretaris *

*In onderling overleg wordt bepaald of deze taken tot jouw takenpakket behoren of dat deze worden belegd bij andere functionarissen.

Organisatie

www.hu.nl

Afdeling

Als instituutssecretaris werk je met name op de locatie in Utrecht, Science Park, vanaf medio 2018 in de nieuwbouw aan de Heidelberglaan.

Onze beide instituten functioneren als afzonderlijke resultaat verantwoordelijk eenheden met elk een eigen directie. We hechten aan goede afstemming en samenwerking met elkaar maar ook andere instituten. Beide instituten leiden namelijk media- en communicatieprofessionals op voor het werkveld van de creatieve industrie.  Dat betekent dat er gezamenlijke belangen bestaan op het gebied van bijvoorbeeld onderwijsontwikkeling en de media- en communicatiefaciliteiten voor onze opleidingen. 

Ook bedrijfsmatig streven we naar waar relevant efficiëntie en effectieve samenwerking met elkaar en met anderen. Instituutsdirecteuren en  opleidingsmanagers worden ondersteund door een kleine, gezamenlijke staf van (deels vanuit diensten aangestuurde) ondersteuners op het gebied van Finance & Control, Marketing & Communicatie, HR, Onderwijslogistiek, bestuurlijke & juridische en secretariële ondersteuning.

Functie eisen

Je bent minimaal op hbo-niveau, bij voorkeur op masterniveau geschoold in een organisatie-, beleids- of bestuurskundige richting, mogelijk juridisch. Je hebt minimaal vijf jaar relevante ervaring in een (projectmatige) werkomgeving met bestuurlijke en (onderwijs-)inhoudelijke vraagstukken. Je hebt goede kennis van en aantoonbaar affiniteit met het onderwijsproces. Je hebt kennis van en inzicht in politieke en bestuurlijke verhoudingen en processen en kunt de invloed daarvan op de organisatie goed interpreteren en hanteren. Je weet hoe je strategisch moet handelen, bent goed bekend met de relevante procedures en rollen binnen de HU en bent in staat hier actief op te helpen sturen.

Je denkt in processtappen, en ziet scherp wat er allemaal moet gebeuren om dingen op een bepaald moment daadwerkelijk gerealiseerd te krijgen. Je bent leergierig en hebt tegelijkertijd voldoende ervaring en zelfvertrouwen. Je hebt een hekel aan losse eindjes en kunt de oorzaken van knelpunten goed signaleren, analyseren en vlottrekken.

Je bent sterk in contacten met mensen en daarnaast resultaatgericht en proactief. Je werkt  energiek en handelt zelfstandig. Je hebt een uitstekende uitdrukkingsvaardigheid in woord en geschrift, zowel in het Nederlands als in het Engels. Je hebt een flexibele werkhouding in samenwerking met je leidinggevende en anderen. Je bent accuraat, snel en ook onder werkdruk weet je de juiste prioriteiten te stellen en blijf je goed functioneren.

Bijzonderheden

Je kunt tot en met 20 augustus 2017 uitsluitend direct online solliciteren.

Arbeidsvoorwaarden

Je krijgt een jaarcontract (D4) als instituutssecretaris met een omvang van 0,6 0,8 fte. Interne kandidaten behouden hun dienstverband. Het bruto maandsalaris bij een volledig dienstverband is minimaal 3.392,46 en maximaal 4.661,12 (schaal 11). Daarboven ontvang je volgens de cao-hbo een vakantietoeslag van 8% en een gegarandeerde eindejaarsuitkering á 8,3%. Wij hebben daarnaast uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden. Tenslotte hebben wij een vrijwillige collectieve ziektekostenverzekering en leuke extras zoals fietsplan en kortingen bij verzekeringen, software en fitness.

Contact informatie

Wil je meer informatie over deze functie, neem dan contact op met Anneke Jonkers, recruiter, (tel: 06-28591137). Meer informatie over werken bij Hogeschool Utrecht (HU) is te vinden op www.werkenbijhu.nl. Hier is ook het algemene functieprofiel Directiesecretaris 3 (ontwikkelmogelijkheden naar niveau 2) te vinden onder de rubriek Beleid. 

Direct solliciteren

Spreekt deze vacature je aan? Solliciteer dan direct

Solliciteer direct