Terug naar de vacatures

Directiesecretaris – Institute Secretary

Geplaatst: 04-04-2024
Sluitingsdatum: 18-04-2024
Organisatie
Hogeschool Utrecht
Standplaats
Utrecht 
Functietype
Ondersteunend / Staf 
Opleidingsniveau
WO 
Dienstverband
Tijdelijk 
Aanstellingsomvang
min. 0.8 fte, max. 1 fte 
Salarisschaal
max. 11 (€4.234,28 - €5.936,77) 
Opleidingssector
Economie 

Functie-inhoud

Wat je gaat doen bij Hogeschool Utrecht

Als directiesecretaris draag je als rechterhand van de instituutsdirecteur samen met de opleidingsmanagers bij aan het IMT en daarmee aan de sturing en kwaliteit van het onderwijs en de bedrijfsvoering van ons Instituut. Het Institute for International Business Studies (ca. 160 collega’s, ca. 2400 studenten) bestaat momenteel uit de Engelstalige bacheloropleidingen Creative Business, International Business Studies en de Masteropleiding Sustainable Business Transition.

Het instituut is vanwege de opleidingen hoofdzakelijk Engelstalig. Wij trekken docenten/medewerkers en studenten aan van over de hele wereld met meer dan veertig nationaliteiten. Onze opleidingen spelen flexibel in op de veranderende business functies en internationale economische vraagstukken. Zoals altijd in het onderwijs, zijn wij voortdurend in ontwikkeling om ons onderwijs en de effectiviteit ervan te verbeteren. Vaardigheden als samenwerken, kunnen reflecteren en leren naast een gezonde dosis kritisch denken worden steeds belangrijker in onze beroepspraktijk. Samen met de recente veranderingen in organisatiestructuur zorgt dit voor een interessante en nieuwe dynamiek in ons instituut.

Binnen het IMT ben je verantwoordelijk voor ondersteuning op de bestuurlijke beleid- en besluitvormingscyclus. Daarmee ben je procesbegeleider van onder meer de rapportagecyclus naar het College van Bestuur en van het opstellen van meerjarenplannen voor het instituut. Daarnaast ondersteun je overleg met de medezeggenschap, borg je de gemaakte IMT-besluiten en ondersteun je het IMT met de uitvoering hiervan. Ook ben je verantwoordelijk voor specifieke studentzaken, zoals diverse inschrijfverzoeken en klachten, beroepsprocedures, het Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) beleid en de contacten met de rest van de organisatie.

We zoeken een mens- en resultaatgerichte secretaris die zijn / haar bijdrage levert aan de beleidsontwikkeling, structuur aan brengt en processen verbetert, zorgdraagt voor in- en externe afstemming en de correspondentie van het instituut. Daarbij denk je van buiten naar binnen en weet je ontwikkelingen in het werkveld en de samenleving te vertalen naar beleid dat recht doet aan het (veranderende) beroeps- en werkgelegenheidsperspectief. Naast jouw verantwoordelijkheden als directiesecretaris kun je (mede-) verantwoordelijk worden voor instituut brede portefeuilles. Dit vraagt een goede organisator die conform beleid, afspraken en planning doelen weet te realiseren. Bij de diverse uitdagingen van het instituut denk je mee in oplossingen en draagt bij aan een soepele executie van de plannen en zorgvuldige in-/externe communicatie daaromtrent.

Wij bieden jou
Naast het zijn van een werkgever met grote ambities, bieden wij goede voorwaarden om te werken bij de HU:
  • We bieden een arbeidsovereenkomst voor één jaar met de mogelijkheid tot een vast contract na een jaar (D3) met een omvang van 0,8 - 1,0 FTE. Interne sollicitanten behouden hun huidige contractvorm;
  • Afhankelijk van je kennis en vaardigheden zullen je verantwoordelijkheden en het takenpakket worden bepaald. Op basis hiervan vindt inschaling plaats in schaal 11, met een maximum salaris van € 5936,77 bij een voltijd-aanstelling.
  • Daarboven ontvang je een vakantietoeslag van 8% en bovendien een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%.
  • Een tegemoetkoming in de eigen bijdrage van de zorgverzekering van € 300,00 bruto per jaar en een internet vergoeding van €37,50 netto bij een voltijd-aanstelling.
  • Een NS Business Card zodat al je OV-reizen (voor werk en privé) kosteloos zijn. Kom je toch liever met de auto of de fiets? Dan krijg je een uitstekende kilometervergoeding.
  • Wij bieden je uitstekende studie en ontwikkelingsmogelijkheden via het eigen HU Ontwikkelportaal, gericht op ontplooiing als onderzoeker en als docent;
  • Bij een fulltime dienstbetrekking bestaat de mogelijkheid tot wel 428 uur verlof per jaar en 45 duurzame inzetbaarheidsuren.

Natuurlijk krijg je van ons ook een laptop en een smartphone in bruikleen om locatie-ongebonden te kunnen werken en bieden wij je ook de mogelijkheid om gebruik te maken van leuke extra's zoals ons fietsplan, kortingen bij verzekeringen, software en fitness. Samen met de sociale partners streven we naar afspraken die echt werken en uitgaan van goed werkgeverschap en goed werknemerschap.

Jouw profiel
  • Een proactieve, dienstverlenende, objectieve en zelfstandige professional;
  • Je bent analytisch, gestructureerd, nauwgezet, bestuurlijk- en organisatiesensitief, je hebt strategisch inzicht en een helicopterview in grote organisaties;
  • Teamspeler die met draagvlak én daadkracht toegevoegde waarde heeft bij organisatie- en onderwijsverbetering en vernieuwing;
  • Inspirerende, verbindende en professionele gesprekspartner voor leidinggevenden, docenten, medezeggenschap, diensten, kenniscentra, lectoren, externe relaties enz.;

En natuurlijk stel je hoge eisen aan de kwaliteit van het door jou opgeleverde werk.

Wat je hebt
  • Een juridische, bestuurskundige en/of bedrijfskundige Masteropleiding;
  • Vloeiend in Nederlands en Engels (in woord en geschrift)
  • Ervaring in een (vergelijkbare) secretarisfunctie is een pré;
  • Ervaring in het onderwijs is een pré;
  • Je hebt de ambitie om je steeds verder te ontwikkelen en zorgt ervoor dat jouw kennis actueel blijft.

Jij komt werken bij Hogeschool Utrecht
Hogeschool Utrecht (HU) is een grote gemeenschap van bijna 40.000 studenten en ruim 4.000 docenten, onderzoekers en medewerkers. Wij werken intensief samen met de beroepspraktijk en met elkaar. Hier komt alles samen. Want hoe meer wij samen optrekken, hoe beter we in staat zijn om onze studenten en professionals te leren werken aan oplossingen voor de vraagstukken van nu. Bij Hogeschool Utrecht zijn er heel veel mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen en door te groeien.

Werkomgeving
De HU is gevestigd op het Utrecht Science Park en in Amersfoort. We bieden hoger beroepsonderwijs aan op drie niveaus: associate degree, bachelor en master. En recent is daar een niveau bijgekomen, namelijk dat van het professional doctorate. Met ons onderzoek hebben we (regionale) impact én creëren we een omgeving waarin we studenten opleiden tot professionals die in staat zijn hun beroepspraktijk te innoveren. Het Instituut is gevestigd aan de Heidelberglaan 15, Utrecht.

Solliciteren
Hogeschool Utrecht haalt ontwikkeling en inspiratie uit verscheidenheid aan gender, kleuren en culturen. Iedereen die zich herkent in het profiel en graag deze rol zou komen vervullen, is van harte welkom om te reageren. Solliciteren kan uitsluitend online tot en met woensdag 17 april 2024. Bij voldoende aanmeldingen sluiten we de vacature mogelijk eerder.

Ben je enthousiast maar heb je nog vragen? Neem dan contact op met Frank Buskermolen, waarnemend directeur via frank.buskermolen@hu.nl.

Voor vragen over het sollicitatieproces kan je contact opnemen met Judith Beuse, recruiter, 06-41310860 of via judith.beuse-dijkstra@hu.nl

We hebben onze eerste gesprekken gepland op woensdag 24 april 2024.

De sollicitatieprocedure is te vinden in de sollicitatiecode op onze site https://www.hu.nl/werkenbij/arbeidsvoorwaarden. Hier is ook een link naar de cao hbo te vinden.

Een referentie, digitale check op diploma en identiteitsbewijs en de aanvraag van een VOG maken deel uit van de sollicitatieprocedure.

INSTITUTE SECRETARY AT THE INSTITUTE FOR INTERNATIONAL BUSINESS STUDIES

What will you do at the HU University of Applied Sciences Utrecht
As an executive secretary at the Institute of International Business Studies (in short: IIBS) of HU University of Applied Science, you will play a crucial role in providing administrative support and decision-making processes. You will closely collaborate with the program managers and serve as the right hand to the director. Your responsibilities will include:
  • Providing support in the administrative policy and decision-making cycle.
  • Acting as the process owner of the reporting cycle to the Board of Directors and drafting multi-year plans for the institute.
  • Engaging with the participation council, ensuring the enforcement of decisions, and assisting in their implementation.
  • Taking responsibility for student affairs, including registration requests, complaints, appeals procedures, and GDPR policy.
  • Contributing to policy development, structuring processes, and implementing improvements within the institute.

What do we offer you?
In addition to being an employer with great ambitions, we offer good conditions to work at the HU:
  • We offer a one-year employment contract with the possibility of it becoming a permanent contract after a year (D4) with a size of 0.8 – 1.0 FTE.
  • Depending on your knowledge and skills, your responsibilities and duties will be determined. On this basis, the position will be classified in scale 11, with a maximum salary of € 5936,77 for a full-time contract.
  • A contribution to the health insurance contribution of € 300.00 gross per year and an internet contribution of €37,50 per month (both pro rata).
  • In addition, you will receive a holiday allowance of 8% and a guaranteed end-of-year bonus of 8.3%.
  • We offer you excellent study and development opportunities.
  • A full-time contract offers the possibility of up to 428 hours of leave per year.

Of course, we will also give you a laptop and a smartphone so that you can work independently of your location and we offer you the opportunity to make use of collective health insurance, disability insurance and nice extras such as our bicycle plan and discounts on other insurances, software and fitness. Together with the social partners, we strive for agreements that really work and are based on good employership and good employeeship.

Your profile
We would of course like you to be successful in your new job with us. That is why we would like to receive your motivation in a form that is most meaningful and convincing to you. Think of a video, a presentation, a portfolio, a motivation letter or another way that suits you and convinces us. In any case, we read in your CV that you have:
  • A master degree in law, public administration, or business administration or equivalent.
  • Experience in a similar secretary position is an advantage, as well as experience in (higher) education.
  • Very strong communication skills in both Dutch and English (verbally and written).

In addition to the knowledge and experience you have, we think it is just as important who you are. When we talk to each other, it becomes clear to us that you:
  • Have a customer centered orientation. This shows by your proactivity and independently working towards your goals.
  • Have great analytical skills and strategic insight. This shows by how you place your daily tasks in a greater perspective.
  • Have a sensitivity to governance. This shows by how you make things work in a complex organization.

Development perspective
At HU University of Applied Sciences there are many opportunities to further develop yourself and grow. We help you with your development; whether this concerns knowledge expansion, coaching or the next step in your career. With us you can continue to develop yourself in a challenging and socially oriented environment. There are always opportunities. It is up to you to seize these.

Whom will you work for?
The University of Applied Sciences of Utrecht (UUAS). More than 35,000 students, over 4,000 employees spread across institutes, knowledge centers and services. Continuously developing. Not just the students, but the entire organization. With state-of-the-art education and research that devises solutions for social issues. We are proud to say that UUAS has already been named the most sustainable university of applied sciences in the Netherlands four times.

Institute for International Business Studies (IIBS)
This international institute is a new institute where the bachelor programs International Business and Creative Business and the Master program Sustainable Business Transition come together. We attract colleagues and students from all over of the world. As always in education, we are constantly developing to improve our education and its effectiveness. Together with the recent changes of organizational structure this will bring a new and interesting dynamic and change to the institute.

Apply
Anyone who recognizes themselves in the profile and would like to fill this role is very welcome to respond exclusively online. You can apply until 17th of April.
Feel free to contact us for more information on this exciting position! If you have questions please contact our Recruitment Business Partner, Judith Beuse-Dijkstra, 06-41310860, Judith.beuse-dijkstra@hu.nl.

We scheduled our first conversations on 24th April 2024.

The application procedure can be found in the application code on our site https://www.hu.nl/werkenbij/Arbeidsvoorwaarden (Dutch website). A link to the collective labor agreement for higher professional education can also be found here.
A reference, digital check for diploma and ID and the application for a Certificate of Good Conduct are part of the application procedure.

Direct solliciteren

Spreekt deze vacature je aan? Solliciteer dan direct

Solliciteer direct