Terug naar de vacatures

(directie)secretaresse Finance, Planning & Control (0,8 fte – 1,0 fte)

Geplaatst: 28-11-2019
Sluitingsdatum: 15-12-2019
Organisatie
Hogeschool van Amsterdam
Standplaats
Amsterdam (Noord-Holland) 
Functietype
Ondersteunend / Staf 
Opleidingsniveau
HBO 
Dienstverband
Tijdelijk 
Aanstellingsomvang
min. 0.8 fte, max. 1 fte 
Salarisschaal
max. 8 (€2.529,33 - €3.386,57) 
Opleidingssector
Stafdienst (algemeen) 

Functie-inhoud

De functie
Voor deze boeiende en uitdagende functie zijn we op zoek naar een secretaresse met ervaring op directieniveau. Je bent het aanspreekpunt voor uiteenlopende in- en externe contacten van de afdeling. Daarbij hoort het adequaat en zelfstandig bepalen van behandeling van de diverse vragen op basis van relevantie, urgentie en gevoeligheid. Ook complex agendabeheer behoort tot de werkzaamheden en heb je veel contacten met andere secretariaten in de HvA.

In deze fulltime functie ondersteun je de directeur financiën, planning & control, de teamleider beleid & control en de medewerkers van de afdeling FP&C zodat zij hun rollen optimaal kunnen vervullen.

De cultuur is gericht op samenwerking, kwaliteit, resultaat en activiteit gericht werken. De sfeer is open, plezierig en informeel.

Wat ga je doen?
Jouw veelzijdige en flexibele takenpakket zal o.a. bestaan uit:

  • Eerste aanspreekpunt voor medewerkers en relaties. Onderhouden van contact met alle controllers, directeuren, secretaresses van eenheden en de van de huisaccountant, inspectie, banken en andere stakeholders van FP&C;
  • Complex agendabeheer i.v.m. de kalender en het afstemmingsproces voor begroting, rapportages, jaarrekening en jaarverslag;
  • Zelfstandig verzorgen van communicatie; correspondentie, notulen en actielijsten, indien nodig het maken van presentaties;
  • Eindverantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van grote bijeenkomsten/ evenementen en het verrichten van daarop betrekking hebbende coördinerende werkzaamheden;
  • Ondersteunende taken zoals actueel houden van de beleidstukken, de afdelingsplanning, verzamelen en bewerken van managementinformatie;
  • Deelnemen aan diverse overleggen, o.a. controllersoverleg en zorgt voor het in gang zetten van afspraken en uitkomsten, en bewaak je hiervan de voortgang;
  • Officemanagement met het optimaliseren van de diverse processen, ondersteunen bij dspm personeel, beheer van de planning & control kalender, toegang tot data, administratieve werkzaamheden, contractbeheer. Het controleren van uren/facturen adviseurs en routing naar administratief centrum en verwerken in het administratief systeem.

Organisatie

De Hogeschool van Amsterdam biedt studenten de mogelijkheid om het beste uit zichzelf te halen. Het onderwijs strekt zich uit over zeven interessegebieden, elk met een divers aanbod aan opleidingen. Binnen de HvA bouwen medewerkers en studenten dagelijks aan hun eigen toekomst en aan die van hun omgeving. De HvA is een centrum van verbinding tussen disciplines, tussen uiteenlopende mensen en het werkveld in en om Amsterdam.
Zo biedt de HvA studenten én medewerkers alle faciliteiten om hun talent te kunnen ontplooien in studie en werk. Midden in de grote stad krijgen studenten en medewerkers de kans om een waardevolle bijdrage te leveren aan de samenleving.

Afdeling

De afdeling
Het College van Bestuur heeft de algemene leiding over de Hogeschool van Amsterdam. De afdeling Finance, Planning & Control (FP&C) van de Bestuursstaf ondersteunt het college en het management bij de bedrijfsmatige aansturing van het primaire proces. Op strategisch niveau adviseert FP&C het College van Bestuur (CvB) over lange termijnontwikkelingen enerzijds en de mate waarin de strategische doelstellingen worden gerealiseerd anderzijds. Als secretaresse ga je werken bij de Bestuursstaf, afdeling FP&C. De afdeling FP&C valt onder de verantwoordelijkheid van de directeur FP&C. Je werk is dynamisch en omvat divers werk en strakke deadlines. Op je werkplek werk je samen met secretaresses van de Bestuursstaf afdelingen.

Functie eisen

Wij zoeken
De ideale kandidaat is leergierig, proactief en initiatiefrijk met goed cijfermatig inzicht. Vanwege je positie is betrouwbaarheid, klantgerichtheid, accuratesse en een groot organiserend vermogen belangrijk. Je bent iemand die zich net als de rest van het team verantwoordelijk voelt voor wat hij/zij doet. Je bent in staat om zelfstandig je werkpakket in te vullen, je handelt proactief én je weet snel en soepel in te spelen op veranderingen in de dagelijkse gang van zaken. Daarnaast ben je in staat om op verschillende niveaus binnen en buiten de organisatie contacten te onderhouden. Hierbij weet je de benodigde tact en diplomatie aan de dag te leggen.

Jij hebt:

  • Minimaal 2 jaar secretariële ervaring op directieniveau en affiniteit met financiën;
  • Hbo werk- en denkniveau;
  • Goed gevoel voor (bestuurlijke) verhoudingen;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Uitstekende vaardigheden in het werken met de diverse MS Office programma’s;
  • Humor en een positieve instelling.

Jij bent:

  • Integer en discreet in handelen en optreden;
  • In staat om zelfstandig en accuraat te kunnen werken;
  • Vriendelijk en open.

Arbeidsvoorwaarden

Wat bieden wij?
Om te beginnen een fijne werkplek in een leuk en gedreven team, dat werkt vanuit de Amstelcampus in hartje Amsterdam. De werkzaamheden maken deel uit van de organieke functie van secretaresse 1. De bij deze functie behorende loonschaal is schaal 8 (cao hbo). Het salaris bedraagt minimaal EUR 2465,90 en maximaal EUR 3386,57 bruto per maand bij een volledige aanstelling en is afhankelijk van opleiding en relevante werkervaring. Het betreft een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar. Zijn wij enthousiast over jouw functioneren, én heb jij het naar je zin, dan gaan we in gesprek over een (tijdelijke) verlenging van het dienstverband. De HvA heeft een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een ruime vakantieregeling en een 13e maand. Daarnaast biedt de HvA (via de HvA Academie) uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleert medewerkers om zich blijvend te professionaliseren.

Contact informatie

Wil je meer weten over deze dynamische functie?
Neem dan contact op met Jolanda van Blanken of Mirjam Verhulst per e-mail via vacatures@hva.nl (gebruik dit mailadres uitsluitend voor het stellen van vragen: we verwerken alleen sollicitaties die we ontvangen via de link onderaan deze vacature).

Wil je solliciteren?
Klik op de link onderaan deze vacature om online te solliciteren. Sollicitaties die rechtstreeks naar de contactpersoon of op een andere wijze worden verstuurd, kunnen we helaas niet verwerken. Sluitingsdatum is 15 december.

Wat je verder moet weten
De sollicitatiegesprekken vinden plaats 8 januari 2020 of 10 januari 2020 (eerste gespreksronde).

Deze vacature is gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang op externe kandidaten.

Wil je meer weten over hoe onze sollicitatieprocedure verloopt? Kijk dan op onze website Werken bij de HvA.

Bij de werving en selectie ter invulling van deze vacature, houden wij de HvA Sollicitatiecode aan.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Sluitingsdatum 14 december 2019

Direct solliciteren

Spreekt deze vacature je aan? Solliciteer dan direct

Solliciteer direct