Terug naar de vacatures

Coördinator Getuigschriften Studentenadministratie

Geplaatst: 23-02-2021
Sluitingsdatum: 09-03-2021
Organisatie
Fontys
Standplaats
Eindhoven 
Functietype
Ondersteunend / Staf 
Opleidingsniveau
MBO en lager 
Dienstverband
Tijdelijk 
Aanstellingsomvang
min. 0.8 fte, max. 1 fte 
Salarisschaal
max. 8 (€2.598,89 - €3.479,70) 
Opleidingssector
Stafdienst (algemeen) 

Functie-inhoud

Als student werk je jaren hard voor dat ene felbegeerde papier: het getuigschrift. Op jaarbasis worden ongeveer 15.000 getuigschriften geprint en uitgereikt aan studenten. Vanaf dit voorjaar worden de getuigschriften centraal afgedrukt en verspreid, dit gebeurt bij het team Studentenadministratie van de dienst Studentenvoorzieningen. Een flinke klus die goed gecoördineerd en uitgevoerd moet worden.

Wat ga je doen?

Als coördinator ga jij zelfstandig aan de slag met het gehele proces van het opstellen van de planning, het afdrukken van getuigschriften en interne verzending naar onze instituten. Jij zorgt ervoor dat alles zorgvuldig en op rolletjes verloopt. En indien nodig stel je bij. Hoe fantastisch is het dat jij een belangrijke bijdrage levert in wat onze studenten super belangrijk vinden, namelijk het getuigschrift! In de maanden maart, juli en september is het topdrukte en schakel je indien nodig je collega's in van het team Studentenadministratie. Naast de gehele planning rondom getuigschriften heb je ook een rol in de verschillende administratieve aandachtsgebieden binnen het team Studentenadministratie, zoals bijvoorbeeld de verwerking van inschrijfdocumenten.

Jouw taken en verantwoordelijkheden:
  • Je ziet er op toe dat opleidingen op tijd een planning aanleveren en je verwerkt mutaties in de planning. Kortom, jij coördineert het hele proces van A tot Z;
  • Je zorgt ervoor dat er elke dag voldoende voorraad waardepapier is. En je zorgt voor een optimale afstemming met de instituten en de diensten;
  • Het is jouw verantwoordelijkheid dat de centrale printservice draait en dat je levert volgens afspraak;
  • Wanneer jouw werkzaamheden het toelaten, werk je in drukke periodes mee aan de administratieve verwerking van inschrijfdocumenten en verdere voorkomende administratieve werkzaamheden;
  • Je ondersteunt de coördinator inschrijfadministratie bij het plannen van taken en het opstellen van handleidingen;
  • Je verricht kwaliteitscontroles binnen de inschrijf- en onderwijsadministratie.
Wat vragen wij van jou?

Als persoon:
  • Je hebt een klantvriendelijke en proactieve werkhouding;
  • Je bezit goede communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling;
  • Je hebt een helicopterview, je durft actief te handelen als het nodig is;
  • Je bent oplossings- en resultaatgericht, accuraat en flexibel;
  • Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband (online) werken;
  • Je hebt een sterk analytisch vermogen en bent goed in staat te schakelen tussen detail en abstract.
Qua opleiding en achtergrond:
  • Je hebt minimaal een afgeronde MBO-4 opleiding;
  • Je hebt ervaring met administratieve (logistieke) processen;
  • Je hebt goed ontwikkelde ICT-vaardigheden en ervaring met MS Office;
  • Kennis over of ervaring met het werken met Progress.NET is een pré;
  • Affiniteit en ervaring met een onderwijsorganisatie is een pré.
Informatie over deze vacature
Contractvorm: aanstelling voor 1 jaar. Bij goed functioneren behoort een verlenging tot de mogelijkheden, waarna aanstelling in vaste dienst kan plaatsvinden
Inschaling bij fulltime aanstelling: schaal 8 (min. 2598,89 - max. 3479,70)
Startdatum: z.s.m.
Sluitingstermijn: 9 maart 2021 :
Datum gesprekken: 1e gesprek 15 maart 2021 (middag) | 2e gesprek 19 maart (ochtend)

Wat bieden wij jou?
Fontys heeft uitstekende ontwikkelingsmogelijkheden voor medewerkers. Hierbij nemen wij - net als bij onze studenten - 'Groei door aandacht en uitdaging' als uitgangspunt. Wij dagen medewerkers uit hun talenten te ontwikkelen. Fontys beschikt over zeer goede (secundaire) arbeidsvoorwaarden, zoals een breed scala aan loopbaan- en ontwikkelingsmogelijkheden, een uitgebreid activiteitenaanbod voor een gezonde en actieve levenswijze ('Fontys Fit') een eindejaarsuitkering en een aantal collectieve verzekeringen. Daarnaast kent Fontys een flexibele werktijden- en verlofregeling.

De werkomgeving

Als Dienst Studentenvoorzieningen dragen we er aan bij dat een student succesvol kan studeren. Bij studiekeuzevragen of problemen tijdens de studie helpen we studenten weer op weg. Of we coachen en ondersteunen instituten hierbij. Via medezeggenschap en studentenparticipatie zorgen we ervoor dat de stem van de student gehoord wordt en maken we onze collega's binnen Fontys bewust van het belang hiervan. Daarnaast zorgen we voor een betrouwbare, solide studentenadministratie en voorzien we instituut en student van informatie die van belang is voor een succesvolle studie.

Onze stijl? We doen het samen!
We werken vanuit ons hart en we doen dat graag samen! We gaan uit van wat de student nodig heeft en we zoeken daarbij de samenwerking met diverse collega's, zodat we de verschillende expertises bij elkaar kunnen brengen en voor de student een beter resultaat bereiken. En tegelijkertijd is dat voor onszelf een inspirerende manier van werken. Ook kijken we naar verbanden met andere initiatieven, zodat er vanuit het perspectief van de student meer samenhang ontstaat. We kennen de uitdagingen van onze studenten, maar ook de dilemma's van onze instituten en onze collega diensten. Als collega's kennen we elkaar, elkaars werkzaamheden en talenten, die we optimaal inzetten. De contacten met het toeleverend onderwijs, vo en mbo, houden we warm. We hebben een goed beeld van alle ontwikkelingen binnen het onderwijs en delen relevante kennis en inzichten met elkaar, met de studenten, de instituten, de collega diensten en met andere instellingen.

1 + 1 = 3
Als verbinder zijn we steeds op zoek naar synergie: hoe kunnen we de samenwerking met collega diensten en instituten optimaal inzetten? Onze uitdaging is om de eilandjes binnen het grote en decentrale Fontys met elkaar te verbinden, zodat we de grootte, diversiteit en kwaliteiten van onze organisatie ten volle kunnen benutten voor de student. Daarom zie je ons vaak tussen studenten en collega's, zodat wij hen beter leren kennen en op maat kunnen adviseren en ondersteunen.

Is dit jouw baan?
Solliciteer dan snel! Met inhoudelijke vragen kun je terecht bij Gerco Cober (teamleider), 08850 74385. Aan deze persoon richt je ook jouw sollicitatie. Voor informatie over de procedure kun je terecht bij Bureau Werving (Dienst P&O), 08850 75366.

De vacaturetekst wordt na de sluitingsdatum van de website verwijderd.
Alleen sollicitaties die online worden ingediend via het vacatureformulier nemen wij in behandeling.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Direct solliciteren

Spreekt deze vacature je aan? Solliciteer dan direct

Solliciteer direct