Terug naar de vacatures

Bestuursassistent (1,0 fte)

Geplaatst: 28-03-2024
Sluitingsdatum: 15-04-2024
Organisatie
Hogeschool Rotterdam
Standplaats
Rotterdam 
Functietype
Ondersteunend / Staf 
Opleidingsniveau
HBO 
Dienstverband
Tijdelijk 
Aanstellingsomvang
min. 1 fte, max. 1 fte 
Salarisschaal
min. 8 (€3.091,78 - €4.085,57), max. 9 (€3.370,00 - €4.582,91) 
Opleidingssector
Economie 

Functie-inhoud

Onze organisatie:
Hogeschool Rotterdam is een dynamische onderwijsinstelling waar meer dan 40.000 studenten en 4.000 medewerkers aan hun carrière werken. De hogeschool biedt, verspreid over de stad, meer dan negentig opleidingen aan in de richtingen Kunst, Onderwijs, Gedrag en Maatschappij, Gezondheidszorg, Economie, Techniek en Media & ICT.

Als bestuursassistent ondersteun je het College van Bestuur (CvB) dat bij Hogeschool Rotterdam uit drie leden bestaat: een voorzitter en twee leden. Je focus ligt bij de ondersteuning van de voorzitter, maar je werkt ook voor het college als geheel. Je vormt een team met twee andere bestuursassistenten, daarnaast werk je nauw samen met de bestuurssecretarissen. Samen ontzorgen en adviseren jullie het CvB, zodat zij zich volledig kunnen richten op het besturen van de hogeschool.

Het is een boeiende, dynamische, veelzijdige en uitdagende functie op een vaste locatie (Museumpark). Je bent een spin in het web en onderhoudt contacten met alle geledingen in de organisatie en met vele contacten buiten de organisatie.

Wat ga je doen?
Bestuursondersteuning:
  • Je beheert de agenda van de voorzitter en - bij afwezigheid en in overleg met je collega’s - op sommige momenten meerdere leden van het CvB.
  • Je houdt de agenda’s nauwgezet bij, je plant vooruit, anticipeert, zorgt voor realiseerbare agenda-afspraken en vindt of bespreekt oplossingen voor knelpunten. Je overlegt hiertoe dagelijks met de bestuurders.
  • Je draagt zorg voor een accurate vergader- en afspraken bundel opdat de bestuurder tijdig de relevante stukken ter voorbereiding in bezit heeft.
  • Je beheert de mailbox van de voorzitter op de wijze die voor de voorzitter het beste werkt. Je beantwoordt binnenkomende berichten, stelt berichten op en redigeert brieven.
  • Je bent het visitekaartje van het CvB en derhalve zichtbaar binnen de CvB organisatie; je werkt doorgaans vanuit kantoor.
  • Je verzorgt de uitvoering van de administratieve/secretariële ondersteuning van het CvB, inventariseert en prioriteert de werkzaamheden, bewaakt het proces en zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling van de werkzaamheden.
  • Je stelt de jaarplanning van CvB vergaderingen en bijeenkomsten op aan de hand van bekende gegevens en maakt hierover afspraken met de diverse diensten, instituten en andere betrokkenen.
  • Je werkt samen met de bestuurssecretarissen bij het voorbereiden en afronden van diverse overleggen, o.a. CvB vergaderingen, directeuren- en bilaterale overleggen en mogelijk ook de Raad van Toezicht vergaderingen. Je verzamelt hiervoor relevante (digitale) informatie ten behoeve van alle afspraken, brengt proactief en naar eigen inzicht aanvullende stukken in.
  • Je treedt op als contactpersoon voor interne en externe contacten (telefonisch, per mail en bezoekers), staat contacten te woord, schakelt indien nodig de juiste personen in – gaat hierbij zorgvuldig om met gevoelige onderwerpen en behandelt informatie en andere gegevens vertrouwelijk.
  • Je bent gastvrouw/-heer wanneer het college afspraken heeft.

Project- en procesondersteuning:
  • Je monitort het verloop van verzoeken, bewaakt de uitvoering van gemaakte afspraken, signaleert wijzigingen tijdig en escaleert indien nodig.
  • Je evalueert de administratieve en secretariële werkprocessen rondom het CvB en doet voorstellen gericht op standaardisering en/of verbetering ervan.
  • Je neemt soms deel aan een werk- of projectgroep, waarbij je meedenkt over de implementatie van projecten of de organisatie van evenementen zoals heidagen, breed-management bijeenkomsten of een collegejaaropening. Je verzorgt dan samen met collega’s de interne communicatie, maakt de afspraken voor locaties en catering en levert wanneer gevraagd een bijdrage aan de uitvoering.
  • Je organiseert bij toerbeurt netwerkbijeenkomsten om elkaar te informeren, ideeën uit te wisselen en om kennis op het gebied van secretariële- en managementondersteuning actueel te houden.
  • Je volgt actief (bij)scholing op jouw vakgebied.

Je werkt het grootste gedeelte van de tijd op locatie en je investeert in de relaties met je directe collega’s en contactpersonen binnen de organisatie. Je bent flexibel qua inzet, zowel qua werkdagen als qua werkzaamheden. Je draait je hand niet om voor een logistieke uitdaging en bent vriendelijk, doortastend en behulpzaam. Je denkt inclusief en beseft dat je met jouw optreden een visitekaartje afgeeft voor de organisatie en het bestuur in het bijzonder. Lees je dit en word je er blij en enthousiast van, dan nodigen we je van harte uit te solliciteren.

Wat we jou bieden:
Hogeschool Rotterdam bied je in eerste instantie een tijdelijke arbeidsovereenkomst (D4) voor een jaar. Het salaris bedraagt afhankelijk van je ervaring minimaal € 3091,78 en maximaal € 4582,91 bruto per maand (schaal 8 of 9 cao hbo) bij een volledige aanstelling, dit is exclusief 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering. Onze secundaire arbeidsvoorwaarden omvatten uitstekende scholingsmogelijkheden en een aantrekkelijke pensioenregeling (ABP).

Ben jij wie we zoeken?
Je bent proactief ingesteld, dienstverlenend en servicegericht. Je vindt het fijn om voorruit te denken en bent anderen vaak een stap voor. Je mondelinge en schriftelijke vaardigheden zijn uitstekend. Je vindt het fijn om degene waarvoor je werkt optimaal te ontzorgen. Je voelt hierbij goed aan wat urgent is en kan de hoofdzaken van de bijzaken scheiden. Daar waar je naaste collega’s hulp nodig hebben, spring je bij.

Je hebt oog voor detail, legt snel verbanden en je bent praktisch ingesteld. Je houdt collega’s op de hoogte van wat er speelt en draagt zorg voor een zorgvuldige overdracht.

Je bent het gewend en vindt het leuk om in een dynamische en uitdagende omgeving te werken en deinst niet terug voor wat reuring en tempo.
  • Je hebt een HBO diploma in een relevante richting.
  • Je beschikt over theoretische en praktische kennis van administratieve processen.
  • Je hebt minimaal 2 jaar ervaring als directie-assistent en/of bestuursassistent in een grote organisatie, waarbij de directeur of bestuurder eindverantwoordelijkheid droeg.
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de verschillende programma’s van Office 365 en MS Teams, en hebt ervaring met systemen zoals Our Meeting of Ibabs. Ook ben je handig in het je eigen maken van systemen die je nog niet kent.
  • Je pakt gemakkelijk de telefoon om zaken te regelen, maar je kunt je ook goed schriftelijk uitdrukken. Hierbij communiceer je net zo gemakkelijk met directeuren, stagiaires, je directe collega’s als met collega’s bij de instituten of centrale diensten.

Interesse?
Hebben we je interesse gewekt en is dit de baan voor jou? Dan maken wij graag kennis. Stuur ons je cv en een brief met daarin je motivatie waarom je denkt dat jij de meest geschikte kandidaat bent voor deze functie.

De sollicitatieprocedure bestaat uit een tweetal gesprekken waarvan je van tevoren de data door zult krijgen. Een assessment maakt mogelijk deel uit van de selectieprocedure. Ook zullen er referenties worden ingewonnen.

Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor het in dienst treden bij Hogeschool Rotterdam.

Vragen?
Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Mark Glimmerveen, directeur dienst CcS, via m.glimmerveen@hr.nl of via 06-11038715.

Sluitingsdatum: 15 april 2024.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Direct solliciteren

Spreekt deze vacature je aan? Solliciteer dan direct

Solliciteer direct