Ambtelijk secretaris examencommissie

Functie-inhoud

Examencommissies zijn voor studenten een belangrijk kanaal bij vragen en klachten over onder andere tentamens, het verlenen van vrijstellingen en het goedkeuren van examenprogramma’s. De taken van de examencommissies zijn onder meer het toezicht houden op toetsbeleid en de borging van het eindniveau. Het ambtelijk secretariaat ondersteunt de examencommissies en verzorgt zowel de voorbereiding als de complete administratieve afhandeling van alle zaken.

Je werkzaamheden
Voor studenten en docenten ben jij het eerste aanspreekpunt. Je bent flexibel inzetbaar bij één of meerdere examencommissies, en springt elders bij als dat nodig is. Door een goede inhoudelijke voorbereiding heb je een cruciale taak bij een vlotte, zorgvuldige en correcte afwikkeling van verzoeken, beroepen en vragen die binnenkomen bij de Examencommissies.
In de voorbereiding kwalificeer en categoriseer je de binnengekomen vragen, geef je een eerste reactie en bereid je de besluiten voor door deze te toetsen aan relevante landelijke wetgeving en HU-regelgeving zoals de Onderwijs- en Examenregeling. Je communiceert de genomen besluiten, archiveert de bijbehorende stukken en bewaakt de voortgang van het proces. Ook het up-to-date houden van de website hoort tot je takenpakket. Verder ondersteun je bij de vergaderingen van de examencommissies en bereid je het concept jaarverslag en het jaarplan voor. In nauwe samenwerking met je collega’s zorg je er waar mogelijk voor dat de procedures op instituutsniveau eenduidig zijn ingericht.

Wat wij je bieden?
We hebben voor jou een uitdagende ondersteunende baan. We nodigen je van harte uit om deze kans te grijpen! Wat hebben wij voor jou in de aanbieding?

• Een D3 jaarcontract met een omvang van 0,8 fte;
• Het bruto maandsalaris bij een volledig dienstverband (1,0 fte) is minimaal €3.370,00 en maximaal €4.582,91 (schaal 9);
• Een tegemoetkoming in de eigen bijdrage van de zorgverzekering van €300,00 bruto per jaar naar rato dienstverband;
• Daarboven ontvang je volgens de cao-hbo een vakantietoeslag van 8% en een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%;
• Wij hebben daarnaast uitstekende studie- en ontwikkelmogelijkheden;
• Bij een fulltime dienstbetrekking bestaat de mogelijkheid tot wel 428 uur verlof per jaar. Dat is ruim 10 weken vakantie! Onze verlofregeling is inclusies de verplichte vrije dagen en de nationale en erkende feestdagen;
• Verder is er flexibiliteit in werktijden en mogelijkheid tot hybride werken;
• Daarnaast hebben wij uitstekende studie en ontwikkelmogelijkheden.

Natuurlijk krijg je van ons ook een laptop en een smartphone in bruikleen om bijvoorbeeld thuis te kunnen werken. Ook bieden wij je de mogelijkheid om gebruik te maken van de collectieve ziektekostenverzekering en een arbeidsongeschiktheidsverzekering. En we hebben leuke extra's zoals ons fietsplan, kortingen op diverse verzekeringen, software en fitness. Je ziet het: we bieden

Dit ben jij
We gaan graag met jou in gesprek over wat jij zoekt in een nieuwe functie en goede werkgever. Om succesvol te zijn in de rol van Ambtelijk secretaris examencommissie vinden wij bepaalde kwaliteiten, ervaring en opleiding belangrijk. Je herkent jezelf in de drie HU kerncompetenties: initiatief, resultaatgerichtheid en samenwerken Als wij met elkaar in gesprek gaan, gaan wij met jou op zoek naar voorbeelden uit jouw ervaring waaruit duidelijk wordt dat jij:

• Als adviseur (on)gevraagd advies geeft op uiteenlopende onderwerpen binnen de examencommissie;
• gestructureerd kan werken en schrijven en weet genomen besluiten helder toe te lichten aan studenten;
• je bent nauwgezet, kwaliteitsbewust en klantgericht;
• goed zelfstandig kan werken, maar hebt ook plezier in het contact met collega’s en studenten;
• Onder tijdsdruk blijf je rustig en bewaar je het overzicht.

Wat je hebt

• Je hebt minimaal een hbo- of wo bachelorsdiploma op juridisch vlak of werkervaring in een vergelijkbare rol;
• Ben je bovendien bekend met de relevante wet- en regelgeving en de Onderwijs- en Examenregeling is een pré;
• Ervaring met het studievolgsysteem Osiris is ook een pré.

Tot slot zijn relativeringsvermogen en gevoel voor humor belangrijke ingrediënten om in de functie te slagen.

Over de werkplek
Je werkt in het team Certificering 2 dat valt onder de dienst Onderwijs, Onderzoek en Studentzaken (OO&S). Jouw standplaats is Padualaan 97 in Utrecht (Science Park Utrecht). Dit is een dynamische omgeving, waarin samenwerking met de andere ambtelijk secretarissen en de examencommissies belangrijk is.

Enthousiast?
Ben je enthousiast, maar ook nog wel nieuwsgierig naar deze tijdelijke rol van Ambtelijk Secretaris Examencommissies? Neem dan zeker contact op met Ricardo Lomeña Robbers (Teamleider) via ricardo.lomenarobbers@hu.nl. Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Jacqueline de Moor (corporate recruiter) via Jacqueline.demoor@hu.nl.

Wil je direct solliciteren? Dat kan uitsluitend online via de sollicitatiebutton tot en met 3 december 2023. De ronde sollicitatiegesprekken zal plaatsvinden op 12 december 2023. De tweede ronde zal plaatsvinden op 19 december 2023.

Spreken we je snel?
Wij geloven dat medewerkers het beste tot hun recht komen in een inclusieve werkomgeving waar respect, samenwerking en aandacht voor individuele kwaliteit en (talent)ontwikkelmogelijkheden voorop staan. Als inclusieve werkgever nodigen wij daarom nadrukkelijk alle doelgroepen op om te solliciteren. Een referentie, digitale check op diploma en identiteitsbewijs en de aanvraag van een VOG zijn onderdeel van de procedure.