Creatief vergaderen: een vernieuwende aanpak
Als procescoördinator zijn vergaderingen en overleggen een essentieel onderdeel van mijn werk. Na een lange dag neem ik de tijd om al mijn actiepunten te verwerken en de volgende stappen voor te bereiden voor toekomstige bijeenkomsten. Ik denk dat we de uitdaging van een overvolle agenda en het behandelen van actiepunten binnen een beperkte tijd allemaal wel kennen. Aan het einde van zo'n vergadering voelen we ons vaak overladen en is ons hoofd vol met gedachten. Maar wat als er een betere manier is om vergaderingen te benaderen?
Nieuwe benadering
Sinds januari 2024 hebben we binnen het Centre for Creativity, waar ik werkzaam ben, een nieuwe benadering van vergaderen geïntroduceerd. We hebben gemerkt dat traditionele vergaderingen ons niet hielpen om tot de kern van de onderwerpen te komen. We waren vooral bezig met het afvinken van taken en misten echte samenwerking.
Voldaan gevoel
Nu komen we wekelijks samen voor vergaderingen waarbij we creatieve werkvormen gebruiken. Deze aanpak heeft verschillende voordelen: we werken echt samen aan de onderwerpen, leren meer over elkaars kennis en vaardigheden, en verkennen nieuwe creatieve werkvormen. We richten ons specifiek op het onderwerp van de vergadering en verlaten de bijeenkomst met een gevoel van voldoening.
Tijdens vergaderingen is het cruciaal om ideeën zonder oordeel te presenteren. Het is niet belangrijk of een idee goed of fout is.
Geen oordeel
Door deze alternatieve manier van vergaderen stimuleren we het gebruik van verschillende delen van onze hersenen. We verruimen ons perspectief op de wereld om ons heen en ontwikkelen diversiteit in onze waarneming. Tijdens vergaderingen is het cruciaal om ideeën zonder oordeel te presenteren. Het is niet belangrijk of een idee goed of fout is. Een oordeel kan creatief denken belemmeren door grenzen te stellen, terwijl vrij denken juist helpt bij associatief denken.
Aan de wandel
Een van de recente oefeningen die we hebben toegepast, is wandelcoaching. De deelnemers kregen de vraag om een actuele situatie in te brengen en vervolgens in het park een beeld te vinden dat deze situatie symboliseerde. Door open vragen te stellen, werden de deelnemers gestimuleerd om dieper na te denken over hun situatie. Het was opvallend hoe krachtig het beeld kon zijn en hoe het zonder oordeel doorvragen ons steeds dichter bij de kern van de situatie bracht.
Het is prachtig om te zien hoe een andere benadering van vergaderen niet alleen effectief kan zijn, maar ook bijdraagt aan een hechtere samenwerking
Samenwerking verdiept
Naast het experimenteren met wandelcoaching, heeft deze aanpak ook onze samenwerking verdiept. Tijdens de nabespreking van de sessie bespraken we meteen welke acties we in de komende week zouden ondernemen. Het is prachtig om te zien hoe een andere benadering van vergaderen niet alleen effectief kan zijn, maar ook bijdraagt aan een hechtere samenwerking.