Going global

De perfecte stageplaats in het buitenland

Naast het lesgeven, heb ik als docent binnen de opleiding Communicatie de waardevolle taak om de stages te coördineren. Pittige job. Aangezien je verantwoordelijkheid draagt voor de kwaliteit van de stages die een cruciale rol spelen bij de voorbereiding van de student op het werkveld. Ook bieden wij bij de opleiding Communicatie maar liefst twee stages aan, die samen goed zijn voor 45ECTS; geen kattenpis dus. In het eerste jaar hield ik me voornamelijk bezig met het op poten zetten van het digitale stagedossier, voor vele van mijn collega’s vast bekend, OnStage. Nu dit inmiddels lekker loopt, wil ik me graag storten op iets waar ik dolgelukkig van word; het stimuleren van studenten om stage te lopen in het buitenland.

Internationalisering

Binnen De Haagse Hogeschool (HHs) zit ik hiervoor precies op mijn plek. De focus van de organisatie ligt op het ontwikkelen van wereldburgers, het zijn van een netwerkorganisatie en het bieden van internationalisering in de breedste zin van het woord. In die hoedanigheid krijg ik als stagecoördinator alle mogelijkheden om mijn kennis uit te breiden en ervaringen uit te wisselen met landelijke collega’s. Om deze reden woonde ik op donderdag 12 april voor het eerst de Cospa-dag bij, die dit jaar voor de 25ste keer werd georganiseerd. Cospa (Coordinating Office for Student Placement Abroad) is een netwerk van stagecoördinatoren en medewerkers op de bureaus buitenland van Nederlandse hbo-instellingen. Op deze dag kwamen 110 collega’s uit het hele land bij elkaar om workshops te volgen, te netwerken, maar vooral ervaringen met elkaar te delen.

Focus van de overheid

Het was prachtig om te merken dat er zoveel gelijkgestemde collega’s zijn die studenten enthousiasmeren om in het buitenland op stage te gaan. Overigens was deze dag ook voor collega’s die zich concentreren op exchange van zowel studenten als medewerkers uit binnen- en buitenland, maar ik focus me voor het gemak alleen op de uitgaande stages naar het buitenland. Ik constateerde dat steeds meer hogescholen de focus leggen op internationalisering. Niet zo gek, kwam ik achter, aangezien het stimuleren van een internationale ervaring bij studenten een sterke focus is van ons huidige kabinet. In het bijzonder is het kabinet bezig om naast het wo en hbo ook de internationalisering in het mbo te verhogen. Op de Cospa-dag werd speciaal aandacht besteed aan internationalisering in het mbo. Tijdens de lunch gingen collega’s uit het wo, hbo en mbo bijvoorbeeld in gesprek om de mogelijkheden tot samenwerking te verkennen en kennis te delen.

De perfecte buitenlandstage vinden?

Het aanbod van de vele workshops tijdens de dag zorgde aanvankelijk voor wat keuzestress, maar ik wist er toch twee uit te pikken die mij extra aanspraken. In de middag sloot ik aan bij de workshop Verbetering kwaliteit begeleiding uitgaande stagestudenten van Natalie Barendswaard, coördinator van internationale exchange programma’s en stages aan de Rotterdam Business School. Nathalie presenteerde een uiteenzetting met waardevolle tips voor studenten waar te beginnen met hun zoektocht naar een buitenlandstage. Het eigen netwerk aanboren via LinkedIn is altijd een goed uitgangspunt. LinkedIn jobs is overigens een perfecte plek om buitenlandse stages op te zoeken. Dagelijks een zoekopdracht uitvoeren en de vacature delen op je pagina. Voor ons als stagecoördinator een kleine moeite. Voor studenten in je netwerk heel waardevol. Contacten aanboren via de stagecoördinator, docenten en alumni werd ook benoemd als potentiëel succes om een buitenlandstage te vinden. Het inschakelen van bemiddelingsbureaus werd in het algemeen aangeraden wanneer studenten van plan zijn om een land te bezoeken waar veel voorbereiding en organisatie voor nodig is, zoals Amerika, Australië of Nieuw-Zeeland.

Kwaliteit bewaken

Met gezond verstand komen we een heel eind. Praktische eisen verplicht stellen aan de stage zoals het bieden van een eigen werkplek, een laptop en andere faciliteiten, zegt al iets over de grootte en professionaliteit van een bedrijf. Het eisen van een deskundige begeleider voor de student geeft al meer garantie voor adequate begeleiding. Een kleine speurtocht op internet naar informatie over de organisatie levert ook een aardig beeld op. En mijn persoonlijke favoriet: bellen. Bel direct naar de contactpersoon van het bedrijf en neem de voorwaarden met ze door. Op dat moment kun je direct peilen en inschatten hoe serieus het bedrijf met de stages bezig is en hoe ze jouw student zullen opvangen en begeleiden. Dit zijn creatieve oplossingen om zoveel mogelijk zekerheid te bieden voor de student. Het persoonlijk bezoeken van de bedrijven zou de meeste garantie bieden, dit is echter vaak budgettair niet rond te krijgen. Maar uiteraard hebben de Cospa-collega’s ook al nagedacht over kostenbesparing; stagebezoeken zijn vaak toch rendabel wanneer de focus ligt op meerdere stageplekken in enkele landen. Dertig studenten in één keer bezoeken is veel rendabeler dan twee.

Collega Nathalie vertelde tijdens haar workshop dat zij kwaliteit proberen te waarborgen door zoveel mogelijk afspraken op voorhand vast te leggen. Studenten moeten voor aanvang van hun stage al specifieke taken en opdrachten op papier hebben staan, zodat de hogeschool deze op kwaliteit kan beoordelen. Garantie voor het daadwerkelijk opvolgen van deze taken en opdrachten krijg je als stagecoördinator nooit, maar de afspraken zetten zowel de student als het stagebedrijf aan het denken over de concrete invulling van de stage en schept verwachtingen over de kwaliteit die vanuit de opleiding wordt verwacht.

Veiligheid en calamiteiten

Naast de kwaliteit van de stageplek zelf, wil je als stagecoördinator ook up-to-date blijven van de veiligheidssituatie in een bepaald land en de student hier zo goed mogelijk over voorlichten. Wil een student graag stagelopen in een specifiek land, maar twijfel je aan de veiligheid van de bestemming? Het Ministerie van Buitenlandse Zaken heeft een nuttige site waar je aan de hand van kleurcodes makkelijk kun controleren welk reisadvies wordt gegeven per land. Verder kun je studenten adviseren de 24/7BZ Reisapp (App Store en Google Play) te downloaden waar zij actueel reisadvies kunnen volgen over het land van bestemming. Zelf heb ik me ingeschreven voor de BZ Informatieservice, die je actuele informatie stuurt per e-mail of sms.

En wat nu als een crisis zich voordoet? Tijdens de workshop van Marius Bremmer, coördinator bureau buitenlandse stages op de Hanzehogeschool, spraken we over de crisiscommunicatie tijdens de orkaan Irma op Sint Maarten. Er waren op dat moment dertien studenten van de Hanzehogeschool aanwezig op het eiland. Marius vertelde voor welke uitdagingen hij kwam te staan tijdens deze calamiteit. Van het opsporen van gegevens, tot contact maken met de ouders en studenten, tot het opzetten van een calamiteitengroep, het regelen van de opvang en het te woord staan van de pers. Een werkelijke wervelstorm aan organisatie. Deze workshop deed me voornamelijk realiseren dat ik vooral op zoek moet gaan naar hoe deze procedures en praktische zaken bij ons ingericht zijn. Zijn alle gegevens van de actuele verblijfplaats van de student bekend? Is er een ICE (contactpersoon ‘In Case of Emergency’) bekend? Is er een draaiboek in geval van calamiteiten? Hoe is de communicatie naar buiten (met de pers) georganiseerd? Wie is waarvoor verantwoordelijk? Allemaal vragen waar ik de komende tijd mijn prioriteit aan zal geven.

De Cospa-dag gaf mij inspiratie, tips en ideeën om direct in de praktijk te brengen en de zoektocht voor mij en de studenten naar de perfecte buitenlandstage net iets makkelijker te maken. Ook besef ik dat stagelopen in het buitenland meer organisatie met zich meebrengt, omdat je als stagecoördinator de student adequate voorlichting wilt geven en zo goed mogelijk wilt faciliteren. Meer werk, dat ik met alle liefde doe om buitenlanddromen waar te maken en de CV’s van de toekomstige afstudeerders een extra boost te geven.

Aanvullingen, opmerkingen of meer tips over de perfecte buitenlandstage? Ik hoor het graag! Plaats hier je reactie of mail naar m.poll@hhs.nl